Emprende proyectos de mejora y resuelve problemas de raíz con PHVA

Ciclo a PHVA

 

Piensas en la visita de ayer. Tu cliente valora el servicio. Sabes que puedes crecer más. En eso, Jorge abre la puerta. Reinició otra vez el sistema. Es el quinto evento en la semana. Y te preguntas: ¿Por qué sigue pasando? ¿Afectará la buena relación con mi cliente? ¿Podremos eliminar el problema de fondo?

La Metodología PHVA (Planear-Hacer-Verificar-Actuar) te simplifica la tarea. La técnica, llamada Ciclo Deming[1] o Ciclo Shewhart, es un kit de herramientas 3 en 1 muy flexible que te facilita

  • formular, analizar y resolver problemas crónicos;
  • detectar oportunidades e implementar proyectos de mejora, y
  • tomar decisiones con información insuficiente.

¿Qué beneficios obtienes del PHVA?

  • Mejoras calidad y reduces costos.
  • Reduces tiempos y optimizas entregas.
  • Formulas y resuelves problemas de raíz.
  • Aseguras logros, y los haces cultura.
  • Enfocas la mejora hacia lo que valora tu cliente.
  • Obtienes información relevante y oportuna.
  • Das seguimiento a las mejoras, con disciplina.
  • Desarrollas proyectos de mejora con eficacia.

¿Cómo funciona el PHVA?

El PHVA es el ADN de la mejora continua; es un principio básico de competitividad, y es una competencia de liderazgo crítica. Es la idea intuitiva tras todo lo que emprendemos. Cuando quieres hacer algo, primero lo PLANEAS mentalmente, después lo IMPLEMENTAS, enseguida VERIFICAS resultados contra expectativas, y ACTÚAS en consecuencia, es decir, CORRIGES lo que no salió bien, te ASEGURAS de repetir el éxito o MEJORAS tus logros.

En el ámbito empresarial, verás distintas variantes de la metodología PHVA con el mismo fin. Así, puedes encontrar, por ejemplo, las 8D (8 Disciplinas), la Ruta de la Calidad, la Metodología A3® de Toyota y el QC Story (Cuento de la Calidad), entre otras herramientas similares.

Con la siguiente guía, podrás aplicar la Metodología PHVA (3 en 1) de manera sencilla:

PHVA

 

¿Qué sigue del PHVA?

Puedes acelerar la mejora continua, integrando el PHVA como parte de la cultura de trabajo en tu equipo. Requieres también facultamiento continuo, alto grado de compromiso directivo y liderazgo de los mandos medios. Finalmente, retroalimenta de modo positivo al personal, y reconoce a tus equipos por logros y resultados en sus proyectos de mejora. El PHVA ayuda a crecer a personas, equipos, y a la empresa en su conjunto.

Jorge trabaja con su equipo en un PHVA para resolver las sobrecargas. Descubre que la causa es la variación de voltaje. Instala un regulador activo con energía de emergencia. También desarrolla un proyecto para optimizar el consumo de energía eléctrica en la empresa. Te acuerdas de que mañana vuelve tu cliente. Traes nuevas ideas que le pueden servir. Respiras con más confianza.

[1] En 1950, a invitación de JUSE (Unión de Ingenieros y Científicos de Japón), William Edwards Deming enseñó a cientos de directivos, ingenieros y estudiantes la metodología PHVA, desarrollada por Shewhart en Bell Labs, como parte del Control Estadístico de Procesos.


Conoce al autor:

René Rangel es Director de Proyectos y Consultor de Negocios en IDESAA. Es especialista en el desarrollo de proyectos de negocio y de innovación enfocados a mejorar la competitividad e impulsar la rentabilidad y el crecimiento sustentable. Brinda asesoría directiva y de negocio para la profesionalización y desarrollo de empresas comerciales, de servicio y de manufactura. Ha implementado herramientas avanzadas para el diseño de nuevos productos y la optimización de procesos, desarrollado laboratorios de aplicación y servicio técnico, e instrumentado modelos de innovación y de gestión de competitividad en diferentes empresas. Fue Facilitador para la Implementación de Calidad Total, Equipos Autodirigidos y Estadística Avanzada bajo el enfoque JUSE.

Anticipa fallas en tus procesos con la técnica AMEF

 

Checar errores

 

“El auditor sigue revisando tu proceso. Tu cliente es exigente. Quiere verificar sí funciona tu acción correctiva. Ahora te pide el análisis del problema reciente. Tu producto estrella tuvo detalles de acabado que afectaron su desempeño. ¿Cómo habrías prevenido la falla? ¿Cómo la habrías detectado antes de enviarle tu producto al cliente?”

Con la Técnica AMEF (Análisis de Modo y Efecto de Falla)[1]anticipas fallas potenciales y actúas para prevenirlas y detectarlas, minimizando su impacto al cliente.La herramienta te ayuda a priorizar esfuerzos para eliminar problemas desde el diseño y, además, te permite habilitar controles efectivos.

¿Qué beneficios obtienes del AMEF?

  • Mejoras la confiabilidad de productos, procesos y servicios.
  • Aumentas la satisfacción y confianza del cliente.
  • Reduces tiempos y costos en desarrollo y soporte.
  • Minimizas riesgos de diseño y de proceso.
  • Reduces costos por garantías.

¿Cómo te ayuda el AMEF a resolver tu problema?

  • Identificas y priorizas modos y causas de falla.
  • Facilitas el análisis de cambios al procesoo al diseño.
  • Minimizasel impacto de fallas potenciales con el cliente.
  • Identificas variables críticas y habilitas controles.
  • Priorizas acciones correctivas y preventivas.

Con la siguiente guía paso a paso, elabora la tabla AMEF para prevenir fallas en tus procesos.

 AMEF

 

*S: Nivel de severidad; O: Nivel de ocurrencia; D: Nivel de detección; NPR: Número de Prioridad de Riesgo = S*O*D.

 

Paso 1: En lista modos y efectos de falla

Establece procesos o funciones por analizar, así como posibles fallas y efectos potenciales. Puedes apoyarte en el mapa de tu proceso, relacionando fallas con problemas del cliente. Aquí, el modo de falla es “acabado con alteraciones”, y su efecto, “menor rendimiento”.

Paso 2: Determina la severidad del efecto y el nivel de ocurrencia de la falla

Evalúa la severidad del problema con tu cliente. Mídela en escala de 1 a 10, donde 1 significa impacto nulo o insignificante, y 10, muy severo o crítico para el cliente. En nuestro ejemplo, la severidad es de 9. De igual forma, evalúa la probabilidad de que ocurra la falla en escala de 1 a 10, donde 1 significa nula o insignificante, y 10, alta incidencia. Consulta los criterios en el manual AMEF de la AIAG. En nuestro caso, determinamos un 7.

Paso 3: Identifica la(s) causa(s) principal(es) de la falla

Realiza en equipo un diagrama causa-efecto (Ishikawa), de árbol o de relaciones para determinar causas potenciales de falla, y verifica si el problema desaparece cuando las eliminas. Aquí, la causa es presión excesiva.

Paso 4: Describe cómo previenes y detectas la falla, y establece el grado de detección

Enumera puntos de control que previenen causas de la falla o la detectan cuando se presenta. Hoy, tenemos detección y prevención manual, y dependemos del operador que toma la decisión de ajuste. Evalúa el grado de detección en escala de 1 a 10, donde 1 es alta, y 10, nula detección, o sea, nos damos cuenta de la falla hasta que al cliente le ocurre el problema.Aquí, el nivel de detección es 10.

Paso 5: Obtén el NPR (Número de Prioridad de Riesgo) y define acciones de mejora

Calcula el NPR (Severidad * Ocurrencia * Detección).Nos da 630. En equipo, establece acciones sugeridas para minimizar el NPR, a fin de evitarle efectos adversos a tu cliente. Aquí, solicitas habilitar sensores autónomos en la inyectora que midan y regulen la presión de entrada, así como la forma de la pieza a la salida. Para otros modos de falla, priorizas las acciones conforme a los NPR, y te enfocas de partida en lasque resuelven severidad de 8 o más, y NPR superiores a 150.

Paso 6: Recalcula el NPR después de implementar las acciones

Observa los resultados de las acciones en campo y reevalúa el NPR. Usualmente, el grado de severidad no cambia, a menos que lances un nuevo diseño o el cliente modifique su proceso. Aquí, aplicas nuevas acciones de mejora hasta que logres el NPR permitido por tu cliente.

¿Qué haces después de aplicar el AMEF?

Con el AMEF previenes problemas desde el diseño, y anticipas fallas antes de que le afecten a tu cliente. Cada vez que habilitas nuevos controles, o eliminas causas de raíz, mejoras gradualmente tu proceso, minimizas las fallas de tus productos y aumentas la satisfacción del cliente. Además, trasladas aprendizajes y beneficios del AMEF a otras áreas de la empresa, con lo que mejoras el sistema de trabajo en su conjunto.

“El auditor, por fin, termina su revisión. Le acabas de presentar el AMEF con el nuevo mapa de proceso y sabe que su problema está resuelto. Tu cliente vuelve a confiar. Te solicita un nuevo embarque.”

 

[1]La técnica se incorpora en el proceso APQP (Advanced Product Quality Planning), como parte del ISO/TS 16949. La industria automotriz (AIAG) elabora un manual de referencia que te dice cómo aplicar el AMEF.


Conoce al autor:

René Rangel es Director de Proyectos y Consultor de Negocios en IDESAA. Desarrolla proyectos de negocio y de innovación enfocados a mejorar la competitividad e impulsar la rentabilidad y el crecimiento sustentable. Ha brindado asesoría directiva para la profesionalización y desarrollo de empresas comerciales, de servicio y manufactura. Ha implementado herramientas avanzadas para el diseño de nuevos productos y la optimización de procesos, desarrollado laboratorios de aplicación y servicio técnico, e instrumentado modelos de innovación y de gestión de competitividad con el enfoque JUSE.

Utiliza la metodología Stage-Gate® para crear innovaciones

Innovacion

 

Acabas de salir de la reunión. Traes un nuevo proyecto de innovación. El equipo acordó atender un segmento de gran crecimiento. El producto debe ser único. Y el cliente lo quiere pronto. Debes iniciar ya. ¿Cómo lo creas? ¿Cómo lo haces innovador? ¿Cómo lo lanzas rápido y con ahorros? ¿Cómo elevas su probabilidad de éxito?

La metodología Stage-Gate®, de Robert G. Cooper[1], es una herramienta probada para crear productos, servicios y procesos innovadores. Te ayuda a ordenar los esfuerzos de innovación en una ruta sencilla de cinco etapas de avance (stages) y cinco puertas de validación (gates), como se muestra abajo.

Stage-Gate

Al aplicar el enfoque Etapa-Puerta, maximizas los resultados y la tasa de éxito de la innovación. Al principio, generas muchas ideas creativas, y a medida que avanzas, reduces riesgos de falla. Un equipo multifuncional aprueba tu paso por cada puerta, y asegura que tu proyecto sea siempre viable. Comienzas con 10 o 15 iniciativas en el embudo, y terminas con una sola innovación exitosa.

¿Qué beneficios obtienes con Stage-Gate®?

A medida que ganas experiencia y confianza con tus nuevos desarrollos e innovaciones, te das cuenta de los beneficios de aplicar Stage-Gate®:

  • aceleras tus lanzamientos al mercado;
  • alineas innovación con estrategia;
  • aumentas la tasa de éxito con clientes;
  • disminuyes intentos fallidos y retrabajos;
  • mejoras tu colaboración y comunicación, y
  • optimizas recursos con rentabilidad.

La siguiente guía Stage-Gate® te facilita el desarrollo de proyectos innovadores de cualquier tipo.

Fase Previa: Genera ideas creativas de alto potencial

Haz una lluvia de ideas creativas con el equipo para identificar nuevas oportunidades, renovar procesos actuales, así como desarrollar nuevos productos y servicios orientados al cliente. Preselecciona las ideas valiosas con potencial innovador. Prepara una matriz de priorización sencilla con factores de decisión, por ejemplo, impacto, inversión, tiempo, rentabilidad, facilidad, entre otros. Si el equipo interfuncional te aprueba ideas innovadoras en la primera puerta, avanza a la Etapa 1.

Etapa 1: Define el alcance de la innovación

Prepara una investigación preliminar, rápida, con mínima inversión, que te permita definir el alcance de cada idea innovadora. Puedes indagar en internet o en bibliotecas digitales. Establece la viabilidad potencial de las ideas generadas, sin entrar al detalle. Estima el personal, tiempo e inversión requerida para tus iniciativas. Si te autorizan iniciativas valiosas, avanza a la Etapa 2.

Etapa 2: Construye tu caso de negocio

Realiza una investigación a detalle de cada iniciativa, y evalúa la factibilidad técnica, comercial y económica de tus proyectos. Elabora el caso de negocio con información concreta, y define, en función de tu proyecto,

  • el producto, servicio o proceso por innovar;
  • su mercado, clientes y proveedores;
  • los costos, precios e inversión, y
  • el plan de trabajo para implementarlo.

Si tu proyecto se autoriza, avanza a la Etapa 3.

Etapa 3: Diseña tu producto y desarrolla tu proyecto

Elabora el prototipo de tu nuevo producto. Diséñalo a la medida del cliente y busca rebasar sus expectativas. Visualiza el producto final, y comunícalo con claridad a tu equipo. Prepara un Diagrama de Gantt para profesionalizar la gestión de tu proyecto. Con esta herramienta, podrás administrar actividades, controlar presupuestos y gestionar riesgos[2] en tu proyecto. Así, lograrás optimizar tiempos y recursos y anticipar respuestas a contingencias a lo largo del camino. Si tu proyecto se aprueba, avanza a la Etapa 4.

Etapa 4: Prueba y valida tu innovación con el cliente

Comprueba que tu proyecto funcione en la práctica.Realiza pruebas piloto con el cliente, pruebas que simulen condiciones límite y, en su caso, pruebas de operación, a fin de corroborar el valor al cliente, detectar efectos colaterales y observar situaciones imprevistas. Analiza toda la información y los aprendizajes en campo, y modifica lo necesario en tu proyecto para obtener la aprobación del cliente. Si tu proyecto se valida, avanza a la Etapa 5.

Etapa 5: Lanza tu innovación al mercado

Prepara el lanzamiento de tu producto o servicio eimplementa los nuevos modelos o procesos de negocio. Integra tu innovación al sistema de gestión de negocio, a fin de estandarizar y sincronizar esfuerzos de comercialización, operaciones, compras y finanzas. Como líder del proyecto, da seguimiento a los beneficios reales del nuevo producto, servicio o proceso creado, y comprueba si los beneficios esperados del proyecto de innovación efectivamente se cumplen. Discute con tu equipo lo aprendido, ve más allá del éxito logrado y empieza nuevamente el ciclo Stage-Gate®.

Hoy, novedad; mañana, normal;

los ciclos se acortan; los clientes exigen:

es tiempo de innovar y reinventar.


Conoce al autor:

René Rangel es Director de Proyectos y Consultor de Negocios en IDESAA. Desarrolla proyectos de negocio y de innovación enfocados a mejorar la competitividad e impulsar la rentabilidad y el crecimiento sustentable. Ha brindado asesoría directiva para la profesionalización y desarrollo de empresas comerciales, de servicio y manufactura. Ha implementado herramientas avanzadas para el diseño de nuevos productos y la optimización de procesos, desarrollado laboratorios de aplicación y servicio técnico, e instrumentado modelos de innovación y de gestión de competitividad con el enfoque JUSE.

 

[1]Cooper, Robert G. Winning at new products: creating value through innovation. 4th revised edition. New York: Basic Books, 2011.

[2]Lee el post anterior de la serie sobre de Gestión de Riesgos.

Anticipa Riesgos en el Desarrollo de tu Proyecto

Anticipa Riesgos

 

¿Qué ventajas te produce la gestión de riesgos?

El proyecto de mejora que te acaban de autorizar es muy importante. Es una decisión valiosa. Tu cliente espera buenos resultados. Ya tienes los recursos y estás a punto de empezar tu proyecto. ¿Cómo maximizas su probabilidad de éxito? ¿Cómo previenes que se desvíe del programa acordado? ¿Cómo identificas y anticipas riesgos a medida que avanza?

La Gestión de Riesgos es una herramienta muy útil para tu proyecto. Podrás comprobar que, si inviertes tiempo para detectar riesgos y generar medidas de respuesta, podrás ahorrarte mucho dinero y tiempo por retrabajos, reprocesos y urgencias posteriores.

¿Qué clases de riesgo hay?

Con seguridad habrás escuchado que toda actividad lleva riesgo. Te resultaría incosteable eliminar todas las adversidades de tu proyecto. Pero recuerda que no todo es riesgo negativo. También hay riesgos positivos o favorables que generan oportunidades de mejora. Por ello, debes atender cualquier señal temprana del riesgo y actuar lo antes posible para capitalizar beneficios y evitar retrasos y costos adicionales.

La siguiente guía práctica de cuatro pasos[1] te permite maximizar los ahorros y beneficios de los riesgos favorables y minimizar los costos de los riesgos desfavorables.  Así, podrás optimizar el presupuesto invertido, asegurar los tiempos acordados con el cliente y mejorar los resultados y beneficios económicos de tu proyecto.

 Paso 1: Detecta y clasifica los riesgos

Aplica una herramienta probada para detectar riesgos. Van ejemplos:

  • Mapeo de procesos. Te permite analizar los riesgos por cambios en proveedores, insumos, recursos, flujo del proceso, puntos de control, fallas o mermas, productos, servicios, clientes.
  • Diagrama de Ishikawa. Te ayuda a explorar causas probables de riesgo con las 6M: materiales, mente, máquinas, métodos, medición y medio ambiente.
  • Manejo de escenarios con MS Project®. Te facilita visualizar en el Diagrama de Gantt los cambios en tiempos, recursos y requerimientos del proyecto, además de serte útil para realizar ejercicios del tipo “Qué pasa si”.
  • Entrevistas de diagnóstico. Te permite identificar, junto con líderes, participantes y promotores, los factores que generan los riesgos de tu proyecto, a fin de elaborar un cuadrante FODA con Fuerzas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.

Haz una lluvia de ideas en equipo para complementar los riesgos detectados y clasifícalos por tipo. Van ejemplos:

  • Económicos:cambios en presupuestos, inflación, tipo de cambio, interés, viabilidad.
  • Legales, sociales, laborales: leyes, permisos, cultura, inseguridad, perfiles, rotación.
  • De diseño:cambios en calidad, tecnología, fallas, planes, soporte.
  • Operativos: cambios en insumos, personal, equipo, instalaciones, retrasos.
  • De seguridad y ambiente: accidentes, derrames, incendios, sismos, clima.
  • Administrativos: cambios en contratos, logística, comunicación, informes, gestión.

 Paso 2: Cuantifica los riesgos

Evalúa qué tan probable es cada riesgo y cuánto impacto tiene en el proyecto. Te puede ayudar aquí una matriz visual que relacione ambos factores (ver diagrama). Por ejemplo, puedes hallar un riesgo de accidente con alto impacto en el proyecto, pero baja probabilidad de ocurrencia, o bien, uno de retraso con muy bajo impacto, pero alta probabilidad de que suceda.

Tabla de Riesgos

 

Paso 3: Establece acciones para prevenir y contener

Prioriza los riesgos más severos (probabilidad*impacto) en el proyecto. Observa en la matriz cuáles riesgos caen en la franja roja (amenazas) y cuáles en la franja azul (oportunidades), y establece las acciones de respuesta que correspondan:

Acciones para riesgos adversos o amenazas

  • Cambia el plan del proyecto y elimina el riesgo.
  • Asigna o delega el riesgo a un tercero.
  • Minimiza el impacto o probabilidad del riesgo.

Acciones para riesgos favorables u oportunidades de mejora

  • Extrae el máximo beneficio del evento positivo.
  • Ofrece los beneficios potenciales a un tercero.
  • Maximiza la ocurrencia o impacto del riesgo.

Acciones para riesgos favorables o adversos

  • Difunde las acciones a todos los participantes.
  • Realiza pruebas piloto para diferentes escenarios.

Informa a tus clientes internos o externos de cualquier acción de respuesta a un riesgo que afecte calidad, costo o tiempo de entrega de tu proyecto, a fin de tomar la mejor decisión en conjunto.

  Paso 4: Controla riesgos y dales seguimiento

Asegúrate en cada reunión de seguimiento de que los responsables ejecuten en tiempo y forma sus acciones de respuesta; observa riesgos residuales o nuevos riesgos potenciales; detecta señales tempranas de riesgo, y realiza ejercicios en equipo para visualizar detalles sutiles a futuro.

Así, podrás controlar mejor los riesgos y establecer prioridades dinámicas en función de su impacto o frecuencia, a medida que vaya avanzando el proyecto.

 

Tu proyecto “vive” en el futuro…

…y el futuro conlleva riesgos:

aprende a gestionarlos mejor.


[1]Adaptación de la metodología sugerida en el PMBOK Guide del PMI.


Conoce al autor:

René Rangel es Director de Proyectos y Consultor de Negocios en IDESAA. Desarrolla proyectos de negocio enfocados a mejorar la competitividad, innovación y rentabilidad empresarial. Es especialista en la implementación de herramientas de checkup financiero, business planning y despliegue de la estrategia con Balanced Scorecard.


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