Emprende proyectos de mejora y resuelve problemas de raíz con PHVA

Ciclo a PHVA

 

Piensas en la visita de ayer. Tu cliente valora el servicio. Sabes que puedes crecer más. En eso, Jorge abre la puerta. Reinició otra vez el sistema. Es el quinto evento en la semana. Y te preguntas: ¿Por qué sigue pasando? ¿Afectará la buena relación con mi cliente? ¿Podremos eliminar el problema de fondo?

La Metodología PHVA (Planear-Hacer-Verificar-Actuar) te simplifica la tarea. La técnica, llamada Ciclo Deming[1] o Ciclo Shewhart, es un kit de herramientas 3 en 1 muy flexible que te facilita

  • formular, analizar y resolver problemas crónicos;
  • detectar oportunidades e implementar proyectos de mejora, y
  • tomar decisiones con información insuficiente.

¿Qué beneficios obtienes del PHVA?

  • Mejoras calidad y reduces costos.
  • Reduces tiempos y optimizas entregas.
  • Formulas y resuelves problemas de raíz.
  • Aseguras logros, y los haces cultura.
  • Enfocas la mejora hacia lo que valora tu cliente.
  • Obtienes información relevante y oportuna.
  • Das seguimiento a las mejoras, con disciplina.
  • Desarrollas proyectos de mejora con eficacia.

¿Cómo funciona el PHVA?

El PHVA es el ADN de la mejora continua; es un principio básico de competitividad, y es una competencia de liderazgo crítica. Es la idea intuitiva tras todo lo que emprendemos. Cuando quieres hacer algo, primero lo PLANEAS mentalmente, después lo IMPLEMENTAS, enseguida VERIFICAS resultados contra expectativas, y ACTÚAS en consecuencia, es decir, CORRIGES lo que no salió bien, te ASEGURAS de repetir el éxito o MEJORAS tus logros.

En el ámbito empresarial, verás distintas variantes de la metodología PHVA con el mismo fin. Así, puedes encontrar, por ejemplo, las 8D (8 Disciplinas), la Ruta de la Calidad, la Metodología A3® de Toyota y el QC Story (Cuento de la Calidad), entre otras herramientas similares.

Con la siguiente guía, podrás aplicar la Metodología PHVA (3 en 1) de manera sencilla:

PHVA

 

¿Qué sigue del PHVA?

Puedes acelerar la mejora continua, integrando el PHVA como parte de la cultura de trabajo en tu equipo. Requieres también facultamiento continuo, alto grado de compromiso directivo y liderazgo de los mandos medios. Finalmente, retroalimenta de modo positivo al personal, y reconoce a tus equipos por logros y resultados en sus proyectos de mejora. El PHVA ayuda a crecer a personas, equipos, y a la empresa en su conjunto.

Jorge trabaja con su equipo en un PHVA para resolver las sobrecargas. Descubre que la causa es la variación de voltaje. Instala un regulador activo con energía de emergencia. También desarrolla un proyecto para optimizar el consumo de energía eléctrica en la empresa. Te acuerdas de que mañana vuelve tu cliente. Traes nuevas ideas que le pueden servir. Respiras con más confianza.

[1] En 1950, a invitación de JUSE (Unión de Ingenieros y Científicos de Japón), William Edwards Deming enseñó a cientos de directivos, ingenieros y estudiantes la metodología PHVA, desarrollada por Shewhart en Bell Labs, como parte del Control Estadístico de Procesos.


Conoce al autor:

René Rangel es Director de Proyectos y Consultor de Negocios en IDESAA. Es especialista en el desarrollo de proyectos de negocio y de innovación enfocados a mejorar la competitividad e impulsar la rentabilidad y el crecimiento sustentable. Brinda asesoría directiva y de negocio para la profesionalización y desarrollo de empresas comerciales, de servicio y de manufactura. Ha implementado herramientas avanzadas para el diseño de nuevos productos y la optimización de procesos, desarrollado laboratorios de aplicación y servicio técnico, e instrumentado modelos de innovación y de gestión de competitividad en diferentes empresas. Fue Facilitador para la Implementación de Calidad Total, Equipos Autodirigidos y Estadística Avanzada bajo el enfoque JUSE.

El Ciclo de Vida de un Proyecto de Inversión

Ciclo de proyectos

 

En nuestra entrada anterior explicamos la importancia de considerar las decisiones de inversión como proyectos y la forma en que asociamos los resultados del proyecto a la rentabilidad como inversión. Hoy hablaremos sobre cuáles son las etapas en que podemos dividir cada proyecto y las razones por las que debemos hacerlo.

Cuando decidimos llevar a cabo un proyecto nos comprometemos a realizar un proceso de transformación de ideas en soluciones concretas para la provisión de bienes o servicios que mejor resuelven necesidades o problemas detectados.

El Ciclo de Vida del Proyecto es el conjunto de etapas a través de las cuales pasa un proyecto de inversión, desde que surge y se propone una idea para resolver un problema o una necesidad, para después pasar por sucesivas etapas de estudio, formulación de posibles soluciones y establecimiento de prioridades, hasta la ejecución de la inversión y su puesta en funcionamiento también conocida como implementación, donde se generarán los beneficios previstos desde la concepción de la idea.

La vida de un ser humano puede ser dividida en tres etapas: infancia, juventud y madurez. De la misma forma podemos decir que un proyecto pasa por varias etapas diferenciadas entre sí y que están claramente marcadas y definidas:

proceso

 

Fase 1. Prefactibilidad:

Esta es la fase en que se formula y evalúa un proyecto para resolver un problema destinado a lograr un objetivo específico.  El objetivo principal de la fase de la prefactibilidad es el de brindar la información suficiente y necesaria que llevará a tomar la mejor decisión en cuanto a realizar o no el proyecto de interés. Es decir, esta fase tiene que ver con brindar la mayor certidumbre posible y la reducción del costo y riesgo asociados a la realización del proyecto.

Fase 2. Inversión:

Una vez obtenido el visto bueno para la ejecución del proyecto, el equipo asignado tomará la decisión de elaborar un diseño detallado para la ejecución del mismo. Puede ser que durante la etapa de prefactibilidad se hubiesen realizado algunos diseños preliminares a fin de analizar o detallar la idea que lo sustentaba. Sin embargo ahora será momento de llevar la idea hasta su mayor detalle.

Durante la evaluación de proyectos, la etapa de diseño es la que suele requerir mayor número de horas en relación con el resultado final, ya que gran parte del proceso requiere un análisis y ejecución detallados.

La fase de diseño no solo corresponde a grandes obras de ingeniería o arquitectura. Proyectos como el lanzamiento de una nueva línea de ropa, videojuegos, servicio de calidad al cliente, entre muchos otros de cualquier tipo que desees imaginar requerirán pasar por estas fases y etapas de evaluación. Recuerda: Si se trata de resolver una necesidad o problema que existe en el mercado y para ello destinarás recursos realizando una serie de actividades, entonces tienes entre tus manos un proyecto.

Cuando hablamos de una etapa de diseño en el ámbito de proyectos, estamos considerando el diseño de la solución “per se” pero también el diseño de cada una de las actividades que se realizarán para llevarlo a cabo, así como su puesta en marcha, comercialización (si es que ésta se requiere) y el presupuesto detallado en términos de alcance, tiempo, recursos materiales y monetarios que nuestro proyecto requerirá.

Fase 3. Operación:

Hemos llegado a la fase de Operación y Puesta en Marcha de nuestro proyecto. Durante esta fase, el equipo involucrado y los beneficiarios serán capaces de satisfacer la necesidad o resolver el problema que dio origen al proyecto inicial.

Esta fase tiene como objetivo satisfacer el requerimiento inicial planteado, valga la redundancia, debe satisfacer el objetivo inicial y la medición del éxito o fracaso del proyecto está directamente relacionada con su cumplimento.

La vida útil de un proyecto puede determinarse en base al periodo de obsolescencia del activo fijo más importante (ejemplo: maquinarias y equipo de procesamiento) o en el momento que se estima dejarán de recibirse de forma constante los beneficios esperados. Para efecto de evaluación económica y financiera, el horizonte o vida útil del proyecto más utilizado por los expertos es de 10 a 15 años.

Fase 4. Evaluación:

El ciclo se cierra con la evaluación, tanto durante la operación del proyecto como una vez terminada la vida útil del mismo, con el fin esencial de verificar que el proyecto ha cumplido con su propósito central de resolver el problema, entregar el beneficio y que está produciendo los efectos deseados.

Para ello, es necesario verificar después de un tiempo razonable de su operación, si efectivamente el problema ha sido solucionado por la intervención del proyecto. De encontrar resultados no satisfactorios una vez puesto en marcha el proyecto, será necesario llevar a cabo medidas correctivas.

Recuerda que, independientemente del momento en que se realice la evaluación de resultados del proyecto, ésta debe tener dos objetivos principales:

  1. Validar si se han alcanzado los objetivos propuestos incluso antes de la realización del proyecto.
  2. Evaluar, recolectar y hacer accesible a los involucrados el aprendizaje y conocimiento obtenido gracias a éste proyecto a fin de utilizarlo y replicarlo en futuras iniciativas.

Para finalizar

Ahora sabes cuáles son las fases necesarias para realizar la adecuada evaluación de un proyecto de inversión, las etapas que el proyecto requiere para su realización y las actividades que deben llevarse a cabo para minimizar los costos de la puesta en marcha así como los riesgos asociados a su implementación.

En futuras entradas hablaremos sobre las técnicas y herramientas financieras utilizadas para la Evaluación de Proyectos de Inversión.


Conoce al autor:

Karla Bayly está convencida de que el éxito de la empresa reside en las personas que la integran. Escribe sobre finanzas y desarrollo de talento. Es Gerente de Desarrollo de Socios Estratégicos en IDESAA.

¿Qué es un Proyecto de Inversión y su Rentabilidad?

Proyecto inversión

 

Una de las aplicaciones más importantes del quehacer financiero es la Evaluación de Proyectos de Inversión, es aquí donde no solo aplica el uso de técnicas y herramientas financieras sino también la correcta administración de proyectos y el trabajo en equipo, todo esto basado en la lógica estructurada y la aplicación del sentido común. Es decir, de poco sirve poder resolver fórmulas financieras si no se cuenta con la estructura y organización necesaria.

¿Qué es un proyecto?

Un proyecto consiste en una serie de actividades relacionadas entre sí cuya finalidad es alcanzar una meta específica. Además de tiempo, un proyecto requiere que se inviertan en él recursos, ya sea en términos de la disponibilidad de las personas que lo llevarán a cabo o también en cuestión material requiriendo de inversiones monetarias.

La realización de un proyecto puede derivar en dos resultados finales:

  • Ser exitoso, esto es, lograr satisfacer la necesidad por la cual se planteó su desarrollo en un inicio.
  • Fracasar, ya sea porque al concluir no se logró el resultado esperado, desapareció la necesidad inicial que llevó a su realización o porque se agotaron los recursos para llevarlo a cabo.

Espera, el que exista la posibilidad de fracaso no significa que no debamos emprender ningún proyecto, al contrario, debemos realizar proyectos pero siempre buscando minimizar el riesgo de fracaso. Revisemos juntos las acciones que podemos llevar a cabo previas al inicio de un proyecto poder presentar “a priori”, esto es: antes de comenzar, los argumentos que nos den mayor certeza sobre la posibilidad de lograr los resultados deseados, en el tiempo deseado, con la inversión deseada.

¿Qué significa que un proyecto sea rentable?

Ahora que sabes lo que es un proyecto, hablemos sobre la rentabilidad. Decimos que algo es rentable cuando los beneficios que obtenemos sobrepasan a la inversión o el esfuerzo realizado.

Cuando iniciamos un proyecto es muy probable que destinemos a su realización recursos que podríamos haber destinado a alguna otra actividad o proyecto. Es por ello que cuando llevamos a cabo la evaluación de un proyecto de inversión busquemos anticipar su beneficio o rentabilidad. Si la rentabilidad de nuestro proyecto supera los de otros proyectos o alternativas de inversión, y el resto de los beneficios, tales como satisfacer una necesidad previa, siguen pareciendo atractivos, entonces tomaremos la decisión de llevar a cabo nuestro proyecto.

Para poder definir, analizar, comparar y evaluar los beneficios de un nuevo proyecto de inversión necesitamos conocer y entender las etapas que componen el ciclo de vida de un proyecto. En el siguiente post hablaremos sobre el ciclo de vida de los proyectos de inversión ¡No te lo pierdas!


Conoce al autor:

Karla Bayly está convencida de que el éxito de la empresa reside en las personas que la integran. Escribe sobre finanzas y desarrollo de talento. Es Gerente de Desarrollo de Socios Estratégicos en IDESAA.

Anticipa fallas en tus procesos con la técnica AMEF

 

Checar errores

 

“El auditor sigue revisando tu proceso. Tu cliente es exigente. Quiere verificar sí funciona tu acción correctiva. Ahora te pide el análisis del problema reciente. Tu producto estrella tuvo detalles de acabado que afectaron su desempeño. ¿Cómo habrías prevenido la falla? ¿Cómo la habrías detectado antes de enviarle tu producto al cliente?”

Con la Técnica AMEF (Análisis de Modo y Efecto de Falla)[1]anticipas fallas potenciales y actúas para prevenirlas y detectarlas, minimizando su impacto al cliente.La herramienta te ayuda a priorizar esfuerzos para eliminar problemas desde el diseño y, además, te permite habilitar controles efectivos.

¿Qué beneficios obtienes del AMEF?

  • Mejoras la confiabilidad de productos, procesos y servicios.
  • Aumentas la satisfacción y confianza del cliente.
  • Reduces tiempos y costos en desarrollo y soporte.
  • Minimizas riesgos de diseño y de proceso.
  • Reduces costos por garantías.

¿Cómo te ayuda el AMEF a resolver tu problema?

  • Identificas y priorizas modos y causas de falla.
  • Facilitas el análisis de cambios al procesoo al diseño.
  • Minimizasel impacto de fallas potenciales con el cliente.
  • Identificas variables críticas y habilitas controles.
  • Priorizas acciones correctivas y preventivas.

Con la siguiente guía paso a paso, elabora la tabla AMEF para prevenir fallas en tus procesos.

 AMEF

 

*S: Nivel de severidad; O: Nivel de ocurrencia; D: Nivel de detección; NPR: Número de Prioridad de Riesgo = S*O*D.

 

Paso 1: En lista modos y efectos de falla

Establece procesos o funciones por analizar, así como posibles fallas y efectos potenciales. Puedes apoyarte en el mapa de tu proceso, relacionando fallas con problemas del cliente. Aquí, el modo de falla es “acabado con alteraciones”, y su efecto, “menor rendimiento”.

Paso 2: Determina la severidad del efecto y el nivel de ocurrencia de la falla

Evalúa la severidad del problema con tu cliente. Mídela en escala de 1 a 10, donde 1 significa impacto nulo o insignificante, y 10, muy severo o crítico para el cliente. En nuestro ejemplo, la severidad es de 9. De igual forma, evalúa la probabilidad de que ocurra la falla en escala de 1 a 10, donde 1 significa nula o insignificante, y 10, alta incidencia. Consulta los criterios en el manual AMEF de la AIAG. En nuestro caso, determinamos un 7.

Paso 3: Identifica la(s) causa(s) principal(es) de la falla

Realiza en equipo un diagrama causa-efecto (Ishikawa), de árbol o de relaciones para determinar causas potenciales de falla, y verifica si el problema desaparece cuando las eliminas. Aquí, la causa es presión excesiva.

Paso 4: Describe cómo previenes y detectas la falla, y establece el grado de detección

Enumera puntos de control que previenen causas de la falla o la detectan cuando se presenta. Hoy, tenemos detección y prevención manual, y dependemos del operador que toma la decisión de ajuste. Evalúa el grado de detección en escala de 1 a 10, donde 1 es alta, y 10, nula detección, o sea, nos damos cuenta de la falla hasta que al cliente le ocurre el problema.Aquí, el nivel de detección es 10.

Paso 5: Obtén el NPR (Número de Prioridad de Riesgo) y define acciones de mejora

Calcula el NPR (Severidad * Ocurrencia * Detección).Nos da 630. En equipo, establece acciones sugeridas para minimizar el NPR, a fin de evitarle efectos adversos a tu cliente. Aquí, solicitas habilitar sensores autónomos en la inyectora que midan y regulen la presión de entrada, así como la forma de la pieza a la salida. Para otros modos de falla, priorizas las acciones conforme a los NPR, y te enfocas de partida en lasque resuelven severidad de 8 o más, y NPR superiores a 150.

Paso 6: Recalcula el NPR después de implementar las acciones

Observa los resultados de las acciones en campo y reevalúa el NPR. Usualmente, el grado de severidad no cambia, a menos que lances un nuevo diseño o el cliente modifique su proceso. Aquí, aplicas nuevas acciones de mejora hasta que logres el NPR permitido por tu cliente.

¿Qué haces después de aplicar el AMEF?

Con el AMEF previenes problemas desde el diseño, y anticipas fallas antes de que le afecten a tu cliente. Cada vez que habilitas nuevos controles, o eliminas causas de raíz, mejoras gradualmente tu proceso, minimizas las fallas de tus productos y aumentas la satisfacción del cliente. Además, trasladas aprendizajes y beneficios del AMEF a otras áreas de la empresa, con lo que mejoras el sistema de trabajo en su conjunto.

“El auditor, por fin, termina su revisión. Le acabas de presentar el AMEF con el nuevo mapa de proceso y sabe que su problema está resuelto. Tu cliente vuelve a confiar. Te solicita un nuevo embarque.”

 

[1]La técnica se incorpora en el proceso APQP (Advanced Product Quality Planning), como parte del ISO/TS 16949. La industria automotriz (AIAG) elabora un manual de referencia que te dice cómo aplicar el AMEF.


Conoce al autor:

René Rangel es Director de Proyectos y Consultor de Negocios en IDESAA. Desarrolla proyectos de negocio y de innovación enfocados a mejorar la competitividad e impulsar la rentabilidad y el crecimiento sustentable. Ha brindado asesoría directiva para la profesionalización y desarrollo de empresas comerciales, de servicio y manufactura. Ha implementado herramientas avanzadas para el diseño de nuevos productos y la optimización de procesos, desarrollado laboratorios de aplicación y servicio técnico, e instrumentado modelos de innovación y de gestión de competitividad con el enfoque JUSE.

Utiliza la metodología Stage-Gate® para crear innovaciones

Innovacion

 

Acabas de salir de la reunión. Traes un nuevo proyecto de innovación. El equipo acordó atender un segmento de gran crecimiento. El producto debe ser único. Y el cliente lo quiere pronto. Debes iniciar ya. ¿Cómo lo creas? ¿Cómo lo haces innovador? ¿Cómo lo lanzas rápido y con ahorros? ¿Cómo elevas su probabilidad de éxito?

La metodología Stage-Gate®, de Robert G. Cooper[1], es una herramienta probada para crear productos, servicios y procesos innovadores. Te ayuda a ordenar los esfuerzos de innovación en una ruta sencilla de cinco etapas de avance (stages) y cinco puertas de validación (gates), como se muestra abajo.

Stage-Gate

Al aplicar el enfoque Etapa-Puerta, maximizas los resultados y la tasa de éxito de la innovación. Al principio, generas muchas ideas creativas, y a medida que avanzas, reduces riesgos de falla. Un equipo multifuncional aprueba tu paso por cada puerta, y asegura que tu proyecto sea siempre viable. Comienzas con 10 o 15 iniciativas en el embudo, y terminas con una sola innovación exitosa.

¿Qué beneficios obtienes con Stage-Gate®?

A medida que ganas experiencia y confianza con tus nuevos desarrollos e innovaciones, te das cuenta de los beneficios de aplicar Stage-Gate®:

  • aceleras tus lanzamientos al mercado;
  • alineas innovación con estrategia;
  • aumentas la tasa de éxito con clientes;
  • disminuyes intentos fallidos y retrabajos;
  • mejoras tu colaboración y comunicación, y
  • optimizas recursos con rentabilidad.

La siguiente guía Stage-Gate® te facilita el desarrollo de proyectos innovadores de cualquier tipo.

Fase Previa: Genera ideas creativas de alto potencial

Haz una lluvia de ideas creativas con el equipo para identificar nuevas oportunidades, renovar procesos actuales, así como desarrollar nuevos productos y servicios orientados al cliente. Preselecciona las ideas valiosas con potencial innovador. Prepara una matriz de priorización sencilla con factores de decisión, por ejemplo, impacto, inversión, tiempo, rentabilidad, facilidad, entre otros. Si el equipo interfuncional te aprueba ideas innovadoras en la primera puerta, avanza a la Etapa 1.

Etapa 1: Define el alcance de la innovación

Prepara una investigación preliminar, rápida, con mínima inversión, que te permita definir el alcance de cada idea innovadora. Puedes indagar en internet o en bibliotecas digitales. Establece la viabilidad potencial de las ideas generadas, sin entrar al detalle. Estima el personal, tiempo e inversión requerida para tus iniciativas. Si te autorizan iniciativas valiosas, avanza a la Etapa 2.

Etapa 2: Construye tu caso de negocio

Realiza una investigación a detalle de cada iniciativa, y evalúa la factibilidad técnica, comercial y económica de tus proyectos. Elabora el caso de negocio con información concreta, y define, en función de tu proyecto,

  • el producto, servicio o proceso por innovar;
  • su mercado, clientes y proveedores;
  • los costos, precios e inversión, y
  • el plan de trabajo para implementarlo.

Si tu proyecto se autoriza, avanza a la Etapa 3.

Etapa 3: Diseña tu producto y desarrolla tu proyecto

Elabora el prototipo de tu nuevo producto. Diséñalo a la medida del cliente y busca rebasar sus expectativas. Visualiza el producto final, y comunícalo con claridad a tu equipo. Prepara un Diagrama de Gantt para profesionalizar la gestión de tu proyecto. Con esta herramienta, podrás administrar actividades, controlar presupuestos y gestionar riesgos[2] en tu proyecto. Así, lograrás optimizar tiempos y recursos y anticipar respuestas a contingencias a lo largo del camino. Si tu proyecto se aprueba, avanza a la Etapa 4.

Etapa 4: Prueba y valida tu innovación con el cliente

Comprueba que tu proyecto funcione en la práctica.Realiza pruebas piloto con el cliente, pruebas que simulen condiciones límite y, en su caso, pruebas de operación, a fin de corroborar el valor al cliente, detectar efectos colaterales y observar situaciones imprevistas. Analiza toda la información y los aprendizajes en campo, y modifica lo necesario en tu proyecto para obtener la aprobación del cliente. Si tu proyecto se valida, avanza a la Etapa 5.

Etapa 5: Lanza tu innovación al mercado

Prepara el lanzamiento de tu producto o servicio eimplementa los nuevos modelos o procesos de negocio. Integra tu innovación al sistema de gestión de negocio, a fin de estandarizar y sincronizar esfuerzos de comercialización, operaciones, compras y finanzas. Como líder del proyecto, da seguimiento a los beneficios reales del nuevo producto, servicio o proceso creado, y comprueba si los beneficios esperados del proyecto de innovación efectivamente se cumplen. Discute con tu equipo lo aprendido, ve más allá del éxito logrado y empieza nuevamente el ciclo Stage-Gate®.

Hoy, novedad; mañana, normal;

los ciclos se acortan; los clientes exigen:

es tiempo de innovar y reinventar.


Conoce al autor:

René Rangel es Director de Proyectos y Consultor de Negocios en IDESAA. Desarrolla proyectos de negocio y de innovación enfocados a mejorar la competitividad e impulsar la rentabilidad y el crecimiento sustentable. Ha brindado asesoría directiva para la profesionalización y desarrollo de empresas comerciales, de servicio y manufactura. Ha implementado herramientas avanzadas para el diseño de nuevos productos y la optimización de procesos, desarrollado laboratorios de aplicación y servicio técnico, e instrumentado modelos de innovación y de gestión de competitividad con el enfoque JUSE.

 

[1]Cooper, Robert G. Winning at new products: creating value through innovation. 4th revised edition. New York: Basic Books, 2011.

[2]Lee el post anterior de la serie sobre de Gestión de Riesgos.