Emprende proyectos de mejora y resuelve problemas de raíz con PHVA

Ciclo a PHVA

 

Piensas en la visita de ayer. Tu cliente valora el servicio. Sabes que puedes crecer más. En eso, Jorge abre la puerta. Reinició otra vez el sistema. Es el quinto evento en la semana. Y te preguntas: ¿Por qué sigue pasando? ¿Afectará la buena relación con mi cliente? ¿Podremos eliminar el problema de fondo?

La Metodología PHVA (Planear-Hacer-Verificar-Actuar) te simplifica la tarea. La técnica, llamada Ciclo Deming[1] o Ciclo Shewhart, es un kit de herramientas 3 en 1 muy flexible que te facilita

  • formular, analizar y resolver problemas crónicos;
  • detectar oportunidades e implementar proyectos de mejora, y
  • tomar decisiones con información insuficiente.

¿Qué beneficios obtienes del PHVA?

  • Mejoras calidad y reduces costos.
  • Reduces tiempos y optimizas entregas.
  • Formulas y resuelves problemas de raíz.
  • Aseguras logros, y los haces cultura.
  • Enfocas la mejora hacia lo que valora tu cliente.
  • Obtienes información relevante y oportuna.
  • Das seguimiento a las mejoras, con disciplina.
  • Desarrollas proyectos de mejora con eficacia.

¿Cómo funciona el PHVA?

El PHVA es el ADN de la mejora continua; es un principio básico de competitividad, y es una competencia de liderazgo crítica. Es la idea intuitiva tras todo lo que emprendemos. Cuando quieres hacer algo, primero lo PLANEAS mentalmente, después lo IMPLEMENTAS, enseguida VERIFICAS resultados contra expectativas, y ACTÚAS en consecuencia, es decir, CORRIGES lo que no salió bien, te ASEGURAS de repetir el éxito o MEJORAS tus logros.

En el ámbito empresarial, verás distintas variantes de la metodología PHVA con el mismo fin. Así, puedes encontrar, por ejemplo, las 8D (8 Disciplinas), la Ruta de la Calidad, la Metodología A3® de Toyota y el QC Story (Cuento de la Calidad), entre otras herramientas similares.

Con la siguiente guía, podrás aplicar la Metodología PHVA (3 en 1) de manera sencilla:

PHVA

 

¿Qué sigue del PHVA?

Puedes acelerar la mejora continua, integrando el PHVA como parte de la cultura de trabajo en tu equipo. Requieres también facultamiento continuo, alto grado de compromiso directivo y liderazgo de los mandos medios. Finalmente, retroalimenta de modo positivo al personal, y reconoce a tus equipos por logros y resultados en sus proyectos de mejora. El PHVA ayuda a crecer a personas, equipos, y a la empresa en su conjunto.

Jorge trabaja con su equipo en un PHVA para resolver las sobrecargas. Descubre que la causa es la variación de voltaje. Instala un regulador activo con energía de emergencia. También desarrolla un proyecto para optimizar el consumo de energía eléctrica en la empresa. Te acuerdas de que mañana vuelve tu cliente. Traes nuevas ideas que le pueden servir. Respiras con más confianza.

[1] En 1950, a invitación de JUSE (Unión de Ingenieros y Científicos de Japón), William Edwards Deming enseñó a cientos de directivos, ingenieros y estudiantes la metodología PHVA, desarrollada por Shewhart en Bell Labs, como parte del Control Estadístico de Procesos.


Conoce al autor:

René Rangel es Director de Proyectos y Consultor de Negocios en IDESAA. Es especialista en el desarrollo de proyectos de negocio y de innovación enfocados a mejorar la competitividad e impulsar la rentabilidad y el crecimiento sustentable. Brinda asesoría directiva y de negocio para la profesionalización y desarrollo de empresas comerciales, de servicio y de manufactura. Ha implementado herramientas avanzadas para el diseño de nuevos productos y la optimización de procesos, desarrollado laboratorios de aplicación y servicio técnico, e instrumentado modelos de innovación y de gestión de competitividad en diferentes empresas. Fue Facilitador para la Implementación de Calidad Total, Equipos Autodirigidos y Estadística Avanzada bajo el enfoque JUSE.

El rol de Recursos Humanos en el desarrollo de capacidades de cambio en la organización

Rol de RH

 

Todos conocemos la frase: “Lo único constante es el cambio”, y es muy cierta ya que el cambio se repite una y otra vez en nuestra vida y nos enfrenta a múltiples situaciones. Cuando percibimos esos cambios como negativos o amenazantes,  sentimos frustración, miedo y desánimo. Sin embargo, cuando vemos los cambios como un camino en el cual podemos aprender de las experiencias, somos capaces de “sacarles jugo” y de crecer. Es nuestra interpretación la que provoca una gran diferencia en nuestra capacidad de adaptarnos al cambio. Todos podemos aprender a verlo como una oportunidad o un reto para avanzar en la vida.

Asimismo, todas las organizaciones están en un continuo proceso de cambio. Enfrentan transformaciones de distintos tipos en respuesta a un entorno y clientes que también evolucionan. Y puede tratarse de cambios en la estrategia, la estructura, los procesos, la cultura, las competencias, los productos, etc., ante los cuales se requiere una adecuación rápida y constante.

En este escenario, la función de Recursos Humanos también ha cambiado para ejercer un rol mucho más activo en la creación de valor y en el acompañamiento a los líderes del cambio organizacional: transformarse y ayudar a transformar para facilitar y asegurar que se logren las metas del negocio a través de las personas.

Un proceso de cambio generalmente pasa por las fases de: diseño, construcción, implementación, retroalimentación y redefinición. Esto toma tiempo ya que se vuelven a establecer formas de ser, de hacer y de pensar, para ir de una situación ‘A’ (hoy) a una situación ‘B’ (cambio). Y para comprender el cambio organizacional se requiere también comprender el proceso de cambio personal que ocurre en los colaboradores.Todo cambio genera una ruptura entre las expectativas personales y cómo se percibe la realidad, y cada persona requiere un tiempo de adaptación distinto.

Ante este proceso, Recursos Humanos necesita preguntarse:

  • ¿Qué se espera lograr con el proceso de cambio?
  • ¿De qué manera los cambios que se realizarán impactan en las personas?
  • ¿Qué deben hacer los líderes para facilitar la resiliencia de sus colaboradores frente al cambio?
  • ¿Qué riesgos podrían surgir y limitar el cambio que se va a llevar a cabo?
  • ¿Cuáles son las características de la cultura deseada en la organización?
  • ¿Cuáles son los comportamientos que se desea prevalezcan?

Recursos Humanos tiene un rol clave como socio del negocio, cuidando que se proporcione la confianza, apertura y comunicación necesaria respecto a los mismos. Sobre todo, es necesario ayudar a los colaboradores a entender la razón del cambio y las ventajas que tiene frente a la situación anterior. Cuando las personas perciben que los líderes tienen bien determinado lo que quieren, que poseen objetivos claros y un plan definido, entonces es más fácil que abracen el cambio.

De igual modo, Recursos Humanos acompaña y facilita:

  • Brindando orientación y herramientas a los líderes.
  • Acompañando al equipo en la transición.
  • Ofreciendo soporte y asesoría en la implementación de iniciativas de cambio cultural, desarrollo de competencias y mejora del ambiente de trabajo.
  • Orientando a los colaboradores para que cada uno pueda plantearse nuevas metas y objetivos para contribuir desde su rol, a alcanzar los objetivos propuestos.
  • Invirtiendo en espacios para conversar, intercambiar ideas y apoyar a los involucrados en el cambio.

No se debe perder de vista que en el centro de todos los cambios están las personas, y que todos podemos desarrollar la habilidad para transformarnos, readaptarnos y encontrar nuevas formas para seguir realizándonos. Bien implementado, un proceso de cambio puede convertirse en una ventaja competitiva para lograr los objetivos del negocio. Como hemos visto, la participación de Recursos Humanos es fundamental al facilitar y acompañar a las personas en la gestión del cambio: los protagonistas de la historia de éxito que la organización desea poder contar en el futuro próximo.


Conoce al autor:

Yolanda Barquera es coach y consultora de negocios en las áreas de desarrollo de talento y análisis de procesos. Tiene una pasión por el desarrollo y los procesos de cambio y le encantan las nuevas oportunidades para seguir aprendiendo. Especialista en el diseño e implementación de proyectos e-Learning.

Hard skills vs. Soft Skills, ¿cuáles son más importantes?

soft skills

Cuando terminé mi carrera profesional y comencé a laborar en una empresa, no pasaron muchas semanas para darme cuenta de que necesitaba aprender más sobre el trato con las personas. Y no es que no hubiera tenido una buena educación en casa o que nunca hubiera realizado proyectos en equipo, pero simplemente, en ese primer trabajo me di cuenta que mi preparación no era suficiente. Necesitaba desarrollar más habilidades para ser efectiva.

Las hard skills son las habilidades requeridas para llevar a cabo una determinada tarea, y se adquieren por medio del entrenamiento y la educación, o bien, pueden ser aprendidas en el trabajo. Por otro lado, las soft skills, opeople skills, son las habilidades para la relación con la gente. Son la suma de características de la personalidad, habilidades sociales, habilidades del lenguaje y otros rasgos que nos identifican a cada uno de nosotros.

Reflexiona un momento, ¿tú qué habilidades valoras más?

Los empresarios y expertos en recursos humanos saben que las soft skillsson las más difíciles de encontrar, pero son las más importantes para sus negocios. El 92% de los empleadores cree que una buena actitud es la clave y que los colaboradores necesitan motivación para aprender nuevas habilidades, para pensar de forma innovadora, para hacer frente al fracaso, asimilar la retroalimentación que reciben y trabajar en equipo con sus compañeros (Datos de:Hiring for Attitude, notes for Forbes).Entre las habilidades que hoy más se valoran en el mundo laboral se encuentran elliderazgo, lagestión del tiempo, la negociación, la resolución de conflictos y las habilidades para la comunicación efectiva.

La mayoría de nosotros hemos pasado bastantes años en la escuela enfocados en desarrollar nuestras hard skills a tiempo completo y muy poco en nuestras soft skills a través de proyectos de equipo, deportes y actividades sociales. Para tener éxito en nuestra carrera, ¿no deberíamos realizar una buena inversión de tiempo para dominar las soft skills que nos ayuden a desenvolvernos mejor?

Quienes son buenos en sus hard skills a menudo se desempeñan bien en tareas relacionadas con la contabilidad, las finanzas, la programación, la estadística, entre otras muchas áreas. Estas habilidades permanecen igual sin importar cuál sea la empresa, las personas o las circunstancias con las que se trabaje, y se pueden aprender en los libros o en un entrenamiento.

Por el contrario, las soft skills son habilidades que permiten adaptarse a los cambios, evolucionar. Cambia la empresa y cambia nuestra forma de comunicarnos con los demás, cambian los proyectos y cambia la forma en la que nos relacionamos con nuestro equipo. Este tipo de habilidades no son fáciles de aprender: sólo se adquieren practicando y cometiendo uno que otro error en el camino.

Por ejemplo, la programación es una hard skill. La forma para crear el mejor código para hacer una función es la misma sin importar donde se trabaje. Las habilidades de comunicación son un conjunto de soft skills, y la forma para ser efectivo en la comunicación cambia y depende de la audiencia o del contenido de lo que se estécomunicando. Alguien pudiera comunicarse muy bien con otros programadores acerca de los detalles técnicos, y al mismo tiempo, no tener la habilidad necesaria para comunicar claramente a la dirección sobre el progreso de su proyecto y el apoyo que necesita.

Te invito a hacerte las siguientes preguntas:

  • ¿Qué tan crítico es cómo trabajo y cómo me comunico con otros para mi evaluación del desempeño? ¿Y para alcanzar alguna promoción?
  • ¿Otros en mi misma posición son bien apreciados en la empresa y parecen ser promovidos más rápido?
  • ¿Mi capacidad de controlar mi temperamento en el trabajo afecta mi desempeño?

Si respondes “sí” a las tres, es muy importante que desarrolles tus soft skills para avanzar en tu carrera profesional.

Aunque ambas son complementarias, en general, las soft skills son más importantes en la mayoría de las carreras de negocios que las hard skills, y son las que se buscan urgentemente en el mercado laboral. Relacionarse con los demás, aprender a liderar, tener capacidad de gestión y de negociación, son habilidades que debemos aprender no sólo porque desarrollan nuestro potencial, sino porque como te comenté en un principio, son las habilidades más valoradas por empresarios y líderes.

Te invito a que identifiques las soft skills que debes desarrollar y a que las pulas cada día. Poco a poco, practicando para dominarlas, llegarás a crear una obra de arte que será valorada por muchos en tu ámbito profesional.


Conoce al autor:

Yolanda Barquera es coach y consultora de negocios en las áreas de desarrollo de talento y análisis de procesos. Tiene una pasión por el desarrollo y los procesos de cambio y le encantan las nuevas oportunidades para seguir aprendiendo. Especialista en el diseño e implementación de proyectos e-Learning.

Ventajas de la gestión de Recursos Humanos por competencias

Ventajas de gestión por comeptencias

 

Cuando comprendemos con claridad lo que se espera de nosotros en el rol que desempeñamos en nuestro trabajo y cuál es la contribución que hacemos para lograr los objetivos de la organización, obtenemos una satisfacción y motivación únicas que nos hacen ser más productivos y eficientes. Una herramienta muy útil para lograr esto en cualquier empresa es la “gestión por competencias.”

Esta tiene múltiples ventajas ya que toma en cuenta los conocimientos, las habilidades, las actitudes y los comportamientos de los colaboradores de la empresa ayudando a alinear sus objetivos y metas individuales a los de la organización.

Las personas no solamente ocupan un puesto de trabajo y realizan actividades, ellas necesitan comprender cuáles son las competencias laborales que deben desempeñar y desarrollar en su función para aportar lo mejor de sí a la empresa. Definir las competencias requeridas para cada función permite transformar la relación empresa-colaborador, ya que en lugar de trabajar cada uno para sus propios objetivos y tareas asignadas, se cambia la perspectiva hacia una en donde el colaborador busca su crecimiento profesional dentro de la empresa aumentando sus conocimientos, perfeccionando sus habilidades e involucrándose en conocer más a fondo a la organización. Con esto se genera un compromiso e involucramiento personal para conseguir una mejora en el desempeño de acuerdo con las metas tanto personales como organizacionales.

La gestión por competencias es una herramienta valiosa para la administración y el desarrollo del talento que simplifica los procesos de Recursos Humanos como:

  • Reclutamiento y selección
  • Evaluaciones de desempeño
  • Planes de carrera y sucesión
  • Compensaciones

En el caso del reclutamiento y la selección del personal, el enfoque por competencias facilita la búsqueda del talento y que el reclutador se concentre en aquellos candidatos que realmente cubren las competencias propias del puesto y de la organización. También permite, identificar el potencial de cada persona y desde su ingreso tener detectadas las áreas de oportunidad que podrá fortalecer dentro de la empresa. Contribuye igualmente a adaptar a la persona al puesto y a la cultura organizacional.

Asimismo, la gestión por competencias facilita la evaluación del desempeño, por lo que la mejora profesional individual y de los equipos de trabajo se mantienen en continuo desarrollo. A partir de los resultados de la evaluación del desempeño, también se proporciona la base para establecer un sistema de compensaciones más claro, justo, equitativo y eficiente.

La gestión por competencias es una guía para los planes de carrera y sucesión. Los líderes de los equipos de trabajo pueden identificar a los colaboradores que además de cumplir con los objetivos de su función han trabajado en fortalecer las competencias que son necesarias para acceder a un puesto de mayor jerarquía, de otra área, o bien, pueden brindarles retroalimentación para explicar en qué hay que seguir trabajando para alcanzar el nivel deseado. Con estas acciones se fomenta el desarrollo de talento de manera interna, se cubren vacantes con personal que ya colabora en la empresa, la conoce y está comprometida, y se ofrecen oportunidades a los colaboradores cuando están bien preparados para ocupar un nuevo puesto.

Implementar un buen sistema de gestión por competencias en la organización va más allá de administrar a las personas. No hay que olvidar que también requiere la visión y colaboración de la dirección general para estructurar y guiar a los equipos de trabajo, los procesos y las herramientas tecnológicas orientando los recursos al logro de los objetivos globales.

Con todo esto, podemos concluir que la gestión por competencias es un gran esfuerzo que aporta gran valor:

  • Valor a las personas: Desarrolla una mayor motivación y satisfacción laboral, aumenta la productividad. Genera un compromiso personal por lograr un alto grado de excelencia en las competencias, incrementando su desempeño.
  • Valor al negocio: La empresa es percibida como sólida y confiable, dado su compromiso por garantizar un negocio con desempeño óptimo.
  • Valor financiero: Disminuye los costos ya que un entorno laboral en el que los empleados se sienten más motivados aumenta la productividad y el desempeño, tanto individual como de los equipos. También disminuye los errores, se tienen necesidades de capacitación más específicas, y se disminuye notablemente el ausentismo y la rotación de personal.

Cuando los colaboradores adquieren esta comprensión sobre sus competencias son capaces de entregar el máximo esfuerzo a su trabajo y de sentirse orgullosos de su contribución a la empresa. Al implementar un sistema de gestión por competencias, colaborador y empresa logran un éxito conjunto.


Conoce al autor:

Yolanda Barquera es coach y consultora de negocios en las áreas de desarrollo de talento y análisis de procesos. Tiene una pasión por el desarrollo y los procesos de cambio y le encantan las nuevas oportunidades para seguir aprendiendo. Especialista en el diseño e implementación de proyectos e-Learning.


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Diplomado Recursos Humanos