Emprende proyectos de mejora y resuelve problemas de raíz con PHVA

Ciclo a PHVA

 

Piensas en la visita de ayer. Tu cliente valora el servicio. Sabes que puedes crecer más. En eso, Jorge abre la puerta. Reinició otra vez el sistema. Es el quinto evento en la semana. Y te preguntas: ¿Por qué sigue pasando? ¿Afectará la buena relación con mi cliente? ¿Podremos eliminar el problema de fondo?

La Metodología PHVA (Planear-Hacer-Verificar-Actuar) te simplifica la tarea. La técnica, llamada Ciclo Deming[1] o Ciclo Shewhart, es un kit de herramientas 3 en 1 muy flexible que te facilita

  • formular, analizar y resolver problemas crónicos;
  • detectar oportunidades e implementar proyectos de mejora, y
  • tomar decisiones con información insuficiente.

¿Qué beneficios obtienes del PHVA?

  • Mejoras calidad y reduces costos.
  • Reduces tiempos y optimizas entregas.
  • Formulas y resuelves problemas de raíz.
  • Aseguras logros, y los haces cultura.
  • Enfocas la mejora hacia lo que valora tu cliente.
  • Obtienes información relevante y oportuna.
  • Das seguimiento a las mejoras, con disciplina.
  • Desarrollas proyectos de mejora con eficacia.

¿Cómo funciona el PHVA?

El PHVA es el ADN de la mejora continua; es un principio básico de competitividad, y es una competencia de liderazgo crítica. Es la idea intuitiva tras todo lo que emprendemos. Cuando quieres hacer algo, primero lo PLANEAS mentalmente, después lo IMPLEMENTAS, enseguida VERIFICAS resultados contra expectativas, y ACTÚAS en consecuencia, es decir, CORRIGES lo que no salió bien, te ASEGURAS de repetir el éxito o MEJORAS tus logros.

En el ámbito empresarial, verás distintas variantes de la metodología PHVA con el mismo fin. Así, puedes encontrar, por ejemplo, las 8D (8 Disciplinas), la Ruta de la Calidad, la Metodología A3® de Toyota y el QC Story (Cuento de la Calidad), entre otras herramientas similares.

Con la siguiente guía, podrás aplicar la Metodología PHVA (3 en 1) de manera sencilla:

PHVA

 

¿Qué sigue del PHVA?

Puedes acelerar la mejora continua, integrando el PHVA como parte de la cultura de trabajo en tu equipo. Requieres también facultamiento continuo, alto grado de compromiso directivo y liderazgo de los mandos medios. Finalmente, retroalimenta de modo positivo al personal, y reconoce a tus equipos por logros y resultados en sus proyectos de mejora. El PHVA ayuda a crecer a personas, equipos, y a la empresa en su conjunto.

Jorge trabaja con su equipo en un PHVA para resolver las sobrecargas. Descubre que la causa es la variación de voltaje. Instala un regulador activo con energía de emergencia. También desarrolla un proyecto para optimizar el consumo de energía eléctrica en la empresa. Te acuerdas de que mañana vuelve tu cliente. Traes nuevas ideas que le pueden servir. Respiras con más confianza.

[1] En 1950, a invitación de JUSE (Unión de Ingenieros y Científicos de Japón), William Edwards Deming enseñó a cientos de directivos, ingenieros y estudiantes la metodología PHVA, desarrollada por Shewhart en Bell Labs, como parte del Control Estadístico de Procesos.


Conoce al autor:

René Rangel es Director de Proyectos y Consultor de Negocios en IDESAA. Es especialista en el desarrollo de proyectos de negocio y de innovación enfocados a mejorar la competitividad e impulsar la rentabilidad y el crecimiento sustentable. Brinda asesoría directiva y de negocio para la profesionalización y desarrollo de empresas comerciales, de servicio y de manufactura. Ha implementado herramientas avanzadas para el diseño de nuevos productos y la optimización de procesos, desarrollado laboratorios de aplicación y servicio técnico, e instrumentado modelos de innovación y de gestión de competitividad en diferentes empresas. Fue Facilitador para la Implementación de Calidad Total, Equipos Autodirigidos y Estadística Avanzada bajo el enfoque JUSE.

Anticipa Riesgos en el Desarrollo de tu Proyecto

Anticipa Riesgos

 

¿Qué ventajas te produce la gestión de riesgos?

El proyecto de mejora que te acaban de autorizar es muy importante. Es una decisión valiosa. Tu cliente espera buenos resultados. Ya tienes los recursos y estás a punto de empezar tu proyecto. ¿Cómo maximizas su probabilidad de éxito? ¿Cómo previenes que se desvíe del programa acordado? ¿Cómo identificas y anticipas riesgos a medida que avanza?

La Gestión de Riesgos es una herramienta muy útil para tu proyecto. Podrás comprobar que, si inviertes tiempo para detectar riesgos y generar medidas de respuesta, podrás ahorrarte mucho dinero y tiempo por retrabajos, reprocesos y urgencias posteriores.

¿Qué clases de riesgo hay?

Con seguridad habrás escuchado que toda actividad lleva riesgo. Te resultaría incosteable eliminar todas las adversidades de tu proyecto. Pero recuerda que no todo es riesgo negativo. También hay riesgos positivos o favorables que generan oportunidades de mejora. Por ello, debes atender cualquier señal temprana del riesgo y actuar lo antes posible para capitalizar beneficios y evitar retrasos y costos adicionales.

La siguiente guía práctica de cuatro pasos[1] te permite maximizar los ahorros y beneficios de los riesgos favorables y minimizar los costos de los riesgos desfavorables.  Así, podrás optimizar el presupuesto invertido, asegurar los tiempos acordados con el cliente y mejorar los resultados y beneficios económicos de tu proyecto.

 Paso 1: Detecta y clasifica los riesgos

Aplica una herramienta probada para detectar riesgos. Van ejemplos:

  • Mapeo de procesos. Te permite analizar los riesgos por cambios en proveedores, insumos, recursos, flujo del proceso, puntos de control, fallas o mermas, productos, servicios, clientes.
  • Diagrama de Ishikawa. Te ayuda a explorar causas probables de riesgo con las 6M: materiales, mente, máquinas, métodos, medición y medio ambiente.
  • Manejo de escenarios con MS Project®. Te facilita visualizar en el Diagrama de Gantt los cambios en tiempos, recursos y requerimientos del proyecto, además de serte útil para realizar ejercicios del tipo “Qué pasa si”.
  • Entrevistas de diagnóstico. Te permite identificar, junto con líderes, participantes y promotores, los factores que generan los riesgos de tu proyecto, a fin de elaborar un cuadrante FODA con Fuerzas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.

Haz una lluvia de ideas en equipo para complementar los riesgos detectados y clasifícalos por tipo. Van ejemplos:

  • Económicos:cambios en presupuestos, inflación, tipo de cambio, interés, viabilidad.
  • Legales, sociales, laborales: leyes, permisos, cultura, inseguridad, perfiles, rotación.
  • De diseño:cambios en calidad, tecnología, fallas, planes, soporte.
  • Operativos: cambios en insumos, personal, equipo, instalaciones, retrasos.
  • De seguridad y ambiente: accidentes, derrames, incendios, sismos, clima.
  • Administrativos: cambios en contratos, logística, comunicación, informes, gestión.

 Paso 2: Cuantifica los riesgos

Evalúa qué tan probable es cada riesgo y cuánto impacto tiene en el proyecto. Te puede ayudar aquí una matriz visual que relacione ambos factores (ver diagrama). Por ejemplo, puedes hallar un riesgo de accidente con alto impacto en el proyecto, pero baja probabilidad de ocurrencia, o bien, uno de retraso con muy bajo impacto, pero alta probabilidad de que suceda.

Tabla de Riesgos

 

Paso 3: Establece acciones para prevenir y contener

Prioriza los riesgos más severos (probabilidad*impacto) en el proyecto. Observa en la matriz cuáles riesgos caen en la franja roja (amenazas) y cuáles en la franja azul (oportunidades), y establece las acciones de respuesta que correspondan:

Acciones para riesgos adversos o amenazas

  • Cambia el plan del proyecto y elimina el riesgo.
  • Asigna o delega el riesgo a un tercero.
  • Minimiza el impacto o probabilidad del riesgo.

Acciones para riesgos favorables u oportunidades de mejora

  • Extrae el máximo beneficio del evento positivo.
  • Ofrece los beneficios potenciales a un tercero.
  • Maximiza la ocurrencia o impacto del riesgo.

Acciones para riesgos favorables o adversos

  • Difunde las acciones a todos los participantes.
  • Realiza pruebas piloto para diferentes escenarios.

Informa a tus clientes internos o externos de cualquier acción de respuesta a un riesgo que afecte calidad, costo o tiempo de entrega de tu proyecto, a fin de tomar la mejor decisión en conjunto.

  Paso 4: Controla riesgos y dales seguimiento

Asegúrate en cada reunión de seguimiento de que los responsables ejecuten en tiempo y forma sus acciones de respuesta; observa riesgos residuales o nuevos riesgos potenciales; detecta señales tempranas de riesgo, y realiza ejercicios en equipo para visualizar detalles sutiles a futuro.

Así, podrás controlar mejor los riesgos y establecer prioridades dinámicas en función de su impacto o frecuencia, a medida que vaya avanzando el proyecto.

 

Tu proyecto “vive” en el futuro…

…y el futuro conlleva riesgos:

aprende a gestionarlos mejor.


[1]Adaptación de la metodología sugerida en el PMBOK Guide del PMI.


Conoce al autor:

René Rangel es Director de Proyectos y Consultor de Negocios en IDESAA. Desarrolla proyectos de negocio enfocados a mejorar la competitividad, innovación y rentabilidad empresarial. Es especialista en la implementación de herramientas de checkup financiero, business planning y despliegue de la estrategia con Balanced Scorecard.


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