{"id":5361,"date":"2023-06-27T10:45:00","date_gmt":"2023-06-27T16:45:00","guid":{"rendered":"https:\/\/idesaa.edu.mx\/blog\/?p=5361"},"modified":"2025-12-10T11:07:23","modified_gmt":"2025-12-10T17:07:23","slug":"guia-practica-para-controlar-el-presupuesto-de-capacitacion-con-ms-project","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/idesaa.edu.mx\/blog\/guia-practica-para-controlar-el-presupuesto-de-capacitacion-con-ms-project\/","title":{"rendered":"Gu\u00eda pr\u00e1ctica para controlar el presupuesto de capacitaci\u00f3n con MS Project"},"content":{"rendered":"

Podemos f\u00e1cilmente comprobar que un programa de capacitaci\u00f3n tiene pleno paralelismo con un programa de trabajo en gesti\u00f3n de proyectos. Seg\u00fan la t\u00e9cnica WBS (work breakdown structure<\/em> o estructura de desglose de trabajo), aplicada a la organizaci\u00f3n de un portafolio de proyectos, un programa es un conjunto de proyectos relacionados entre s\u00ed.<\/p>\n

De igual forma, un programa de capacitaci\u00f3n<\/a> comprende experiencias de desarrollo \u2014los \u201cproyectos\u201d\u2014 conectadas por metas formativas, entre otras, cursos presenciales, e-learning, trabajo con proyectos, casos de negocio<\/a>, coaching<\/em>, retroalimentaci\u00f3n dirigida y diagn\u00f3sticos antes-despu\u00e9s.<\/p>\n

Por tanto, podemos utilizar herramientas de gesti\u00f3n profesional de proyectos \u2014como MS Project\u00ae<\/a>\u2014 para controlar el avance de un presupuesto de capacitaci\u00f3n (ver el Blog Cinco pasos f\u00e1ciles para gestionar mejor el presupuesto de capacitaci\u00f3n y aumentar la productividad del talento<\/a>), sin necesidad de construir hojas por separado en MS Excel\u00ae<\/a> o cualquier otra hoja de c\u00e1lculo para integrar manualmente el presupuesto, el avance del programa, los gastos reales y los reportes de seguimiento.<\/p>\n

A continuaci\u00f3n, presentamos una gu\u00eda pr\u00e1ctica para monitorear y controlar un presupuesto de capacitaci\u00f3n con las herramientas de Project:<\/p>\n

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  1. Crea una estructura de desglose de trabajo (WBS\/EDT).<\/strong> <\/span>Configura y da de alta un nuevo proyecto en Project para el programa de capacitaci\u00f3n y establece una EDT que refleje los cursos individuales y las experiencias de desarrollo como proyectos y actividades bajo el programa de capacitaci\u00f3n.<\/li>\n
  2. Establece recursos y costos.<\/strong> <\/span>Alimenta una tabla de recursos de capacitaci\u00f3n en Project con sus costos asociados, como tarifas de instructores, costos de materiales o alquiler de instalaciones. Asigna los recursos necesarios a cada curso, experiencia de aprendizaje o actividad de desarrollo dentro del programa de capacitaci\u00f3n, en funci\u00f3n de su consumo variable (por unidad) o gasto fijo.<\/li>\n
  3. Determina el presupuesto.<\/strong> <\/span>Genera en Project el presupuesto total del programa de capacitaci\u00f3n, considerando los costos estimados de cada curso y los costos indirectos asociados. Recuerda que puedes obtener y analizar el presupuesto a detalle desde m\u00faltiples puntos de vista: general, por curso, por experiencia de desarrollo, por recurso, por per\u00edodo\u2026<\/li>\n
  4. Registrar los costos reales. <\/strong><\/span>A medida que avanzan los cursos, registra los costos reales en Project. Utiliza la columna de \u00abCosto real\u00bb para cada tarea o actividad del curso.<\/li>\n
  5. Da seguimiento al consumo del presupuesto. <\/strong><\/span>Utiliza las funcionalidades de seguimiento y reportes de Project para monitorear el consumo del presupuesto. Project ahora exporta los reportes a Excel directamente en formato de tabla din\u00e1mica, que puedes convertir r\u00e1pidamente en gr\u00e1fica din\u00e1mica para facilitar el an\u00e1lisis.<\/li>\n
  6. Actualiza el balance presupuestal. <\/strong><\/span>A medida que registres los costos reales, actualiza el saldo presupuestal disponible para el programa de capacitaci\u00f3n. Utiliza la columna de \u00abCosto pronosticado\u00bb en Project para reflejar el presupuesto estimado restante y, de ser necesario, valida un nuevo presupuesto si cambian las condiciones iniciales o los requerimientos de desarrollo.<\/li>\n
  7. Analiza y ajusta el presupuesto de capacitaci\u00f3n de manera din\u00e1mica. <\/strong><\/span>Analiza regularmente los informes de avance y el consumo real del presupuesto para identificar desviaciones y tomar decisiones bien soportadas. Si detectas desviaciones significativas, optimiza los recursos asignados, reduce los costos estimados o replantea el alcance del programa de capacitaci\u00f3n, seg\u00fan sea necesario.<\/li>\n<\/ol>\n

    Por \u00faltimo, recuerda que Project es una herramienta muy \u00fatil para el control y seguimiento de proyectos \u2014o programas de capacitaci\u00f3n\u2014, y por ello es importante que la personalices seg\u00fan tus necesidades concretas de formaci\u00f3n de talento. Aseg\u00farate de conocer las funciones y opciones disponibles en Project para aprovechar al m\u00e1ximo su potencial de control presupuestal, a fin de optimizar la inversi\u00f3n aplicada en desarrollo de capital humano.<\/p>\n

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    En IDESAA contamos con programas dirigidos a personas de alto potencial para la empresa (high potentials), para que desarrollen nuevas habilidades que los ayuden a asumir con \u00e9xito responsabilidades de mayor nivel, y a la vez se preparen para entregar mayor valor a la empresa.<\/em><\/p>\n

    Si deseas conocer el impacto que estos programas pueden generar en tu organizaci\u00f3n contacta a un asesor IDESAA. Nos entusiasma la idea de poder conversar contigo. –Contacto<\/a>–<\/em><\/p>\n