Usualmente, un evento de Team Building tiene como objetivo promover que los participantes pasen tiempo juntos, vivan experiencias compartidas y colaboren en pro de un objetivo común, todo ello en un ambiente relajado y divertido que facilita la apertura, la construcción de confianza y el proceso de aprendizaje. A primera vista, puede parecer que la planificación de actividades de Team Building es una tarea sencilla, pero en realidad, para que dicho evento cumpla con las expectativas del equipo y de la organización, es necesario abordar aspectos más complejos que simplemente organizar dinámicas entretenidas de trabajo en equipo.
Con esto en mente, aquí revisaremos 5 consejos a tomar en cuenta para planificar un evento de Team Building triunfador:
1. Comprender qué necesita el equipo y establecer los objetivos del evento
Comprender las necesidades del equipo y lo que busca la organización ayudará a determinar cómo utilizar mejor el tiempo y los recursos disponibles para sacar el máximo partido del evento. Para esto, pueden aplicarse encuestas o cuestionarios a los participantes, así como sostener conversaciones con representantes del equipo y con el responsable final del evento. Dejar que el equipo exprese sus necesidades aporta un valor incalculable ya que sus miembros conocen sus puntos fuertes y débiles mejor que nadie. Para recopilar información adicional, también se pueden tener como referencia datos de indicadores de desempeño o realizar observaciones de la dinámica que tiene el equipo en campo.
Una vez que se identifican las necesidades del equipo, será posible fijar objetivos concretos. Esto permite centrar el evento en lo que requiere una mayor atención y, por tanto, lograr mejoras que sean mantenidas después del Team Building.
2. Diseñar o seleccionar las actividades de Team Building más apropiadas para la necesidad
Existe una gran variedad de programas y actividades entre los cuales elegir, por lo que se debe de analizar cuál o cuáles se adaptan al equipo, o aún mejor, diseñar las actividades de forma específica para fortalecer las habilidades necesarias, utilizando las metodologías más apropiadas para la situación.
También es fundamental considerar si el Team Building se realizará en un entorno al aire libre, en un espacio cerrado, si se pretende incluir desafíos físicos, o más bien se busca trabajar con desafíos mentales y emocionales, entre otros factores. Asimismo, para la definición de actividades es necesario tomar en cuenta las preferencias del equipo, sus perfiles y edades, sus capacidades, las necesidades previamente identificadas y los resultados deseados.
3. Establecer el lugar, así como la planificación y la logística necesarias
Hay que responder a preguntas como: ¿El evento se llevará a cabo fuera de las instalaciones de la empresa? ¿Será de forma virtual? ¿Se requerirá el alquiler de un espacio distinto? ¿Los participantes tendrán que viajar? ¿Se organizará totalmente por la empresa o se apoyará de un servicio externo, como el que ofrece IDESAA, para gestión logística y/o facilitación? Una vez resueltas estas cuestiones, se puede planificar la totalidad del evento y asegurar un control adecuado de todos los aspectos logísticos.
4. Cuidar de la ejecución y de la facilitación del evento
Dedicar atención a la ejecución y facilitación es crucial ya que, si el evento no se desarrolla bien y no cumple con las expectativas, toda la planificación y los recursos invertidos serán en vano. Incluso si la empresa decide realizar toda la planificación y logística del evento, es recomendable considerar la contratación de facilitadores profesionales con la preparación y experiencia para hacer que el evento sea agradable, fluido y memorable. Además, facilitadores expertos pueden minimizar los contratiempos que surjan durante el desarrollo del evento y encaminar al grupo hacia la consecución de los objetivos del evento.
5. Mantener el momentum
El Team Building no finaliza con la conclusión del evento, de hecho, la parte más significativa ocurre después. Los participantes ahora tendrán una conexión, habrán visto actuar a sus compañeros en diferentes actividades y situaciones y esto será un punto de partida para continuar las conversaciones, las relaciones, el crecimiento y más. Es indispensable no pasar esto por alto y establecer algún mecanismo de seguimiento para asegurar que las lecciones aprendidas en el evento sigan repercutiendo en el equipo.
La aplicación de estos consejos permitirá obtener valor significativo y un impacto positivo de un evento de Team Building, alcanzando los objetivos deseados.
En IDESAA contamos con la experiencia y capacidad para crear eventos de Team Building a la medida para construir equipos fuertes que trabajen por un objetivo común. Contáctanos para saber más.
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Conoce a la autora:
Yolanda Barquera es Directora de Desarrollo de Talento de IDESAA. Es coach y consultora de negocios en las áreas de desarrollo de talento y análisis de procesos. Tiene una pasión por el desarrollo y los procesos de cambio y le encantan las nuevas oportunidades para seguir aprendiendo. Especialista en el diseño e implementación de proyectos e-Learning.
