¡Felicidades! Tu proyecto de capacitación tiene luz verde. Ya tienes el presupuesto, la temática y las ganas. Pero, antes de lanzar convocatorias por impulso, necesitas un Kick Off.
Si el término te suena nuevo, no te preocupes: un Kick Off es simplemente la reunión de inicio oficial. Es el momento en el que el equipo del proyecto y los involucrados clave se reúnen por primera vez para entender qué vamos a hacer, cómo lo haremos y quién será responsable de cada parte.
Aunque podrías arrancar tu proyecto sin esta sesión, realizar un Kick Off te ofrece beneficios clave: genera confianza en los líderes de área, asegura que todos entiendan el valor del programa y, sobre todo, crea un sentido de equipo desde el día uno. Aquí te comparto los 7 pasos para organizar una reunión de inicio impecable..
- .«Pre-game»: Preparación y agenda
No invites a una reunión para improvisar. Define quiénes deben estar presentes (líderes de área, sponsors, expertos en el tema y tu equipo de RH).- Hazlo pro: Envía una agenda sencilla 24 horas antes. Esto demuestra que valoras el tiempo de los demás y ayuda a que todos lleguen con la disposición de escuchar y entender cómo este proyecto les facilitará la vida.
- Define el «Por qué»: Conecta con el valor real
Aclaremos algo: nadie quiere «otro curso». Lo que la gente busca son soluciones. En esta fase, conecta la capacitación con un objetivo de negocio que a todos les importe para captar su atención desde el primer segundo.- Ejemplo práctico: En lugar de «Curso de Atención al Cliente«, véndelo como: «Vamos a mejorar la satisfacción del usuario para que el equipo reciba menos quejas y trabaje con menos estrés». Eso es generar impacto.
- “Mapa de ruta”: Visualiza el éxito
Muestra el camino. Presenta un cronograma visual con las etapas clave: diagnóstico, creación de contenidos, lanzamiento y medición de resultados.- Tip: No necesitas un documento eterno, con una línea de tiempo que destaque los momentos más importantes es suficiente para que el equipo visualice el flujo de trabajo y sepa qué esperar en cada fase.
- “Definir el terreno de juego”: Alcance y límites
Para evitar confusiones futuras, define qué SÍ vamos a lograr y qué se queda para una segunda etapa.- Ejemplo: «Este programa incluye el entrenamiento en liderazgo, pero por ahora no incluye sesiones de mentoría personalizada». Establecer límites claros desde el inicio genera mucha tranquilidad en los involucrados.
- Roles: ¿Quién tiene la responsabilidad?
Evitemos el clásico «yo pensé que te tocaba a ti». Define roles claros de forma natural pero firme para que la operación sea fluida.- Explica quién valida los contenidos, quién gestiona la plataforma y quién será el punto de contacto para dudas. Cuando todos saben qué pieza del rompecabezas les toca, la colaboración fluye sin fricciones.
- Centraliza la comunicación
Elige un solo lugar donde vivirá la información del proyecto para evitar cadenas de correos interminables que nadie lee.- El objetivo: Que todos sepan que el cronograma actualizado y los materiales están en un solo sitio (ya sea Teams, una carpeta compartida o tu herramienta preferida). Menos ruido, más enfoque.
- Próximos pasos y cierre con propósito
No cierres la sesión sin una lista de tareas inmediatas; aprovecha este momento para transmitir entusiasmo y dejar claro qué es lo primero que pasará después de la reunión.- Cierre ejecutivo: Haz una ronda de dudas para asegurar que todos estén en la misma página. Asegúrate de que se vayan motivados, sabiendo que este esfuerzo realmente valdrá la pena para sus equipos.
Un gran Kick Off es el primer paso para construir una cultura de aprendizaje sólida. Cuando tú, como líder de capacitación, te muestras organizado y con una visión clara, inspiras la confianza necesaria para que el proyecto sea un éxito total.
En IDESAA, por 30 años, hemos diseñado y entregado soluciones de capacitación y desarrollo, personalizadas y únicas para la empresa, que abordan sus retos y cumplen con sus objetivos particulares.
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Conoce a la autora:
Hilary Cruz con experiencia desde 2017 en Recursos Humanos. Actualmente colabora en IDESAA en Desarrollo de Talento, asegurando estándares de calidad en la gestión, implementación y seguimiento de diversos proyectos con empresas-cliente reconocidas. Y por, sobre todo, mamá de una nena de 2 años, su más grande proyecto de desarrollo de talento.
