La Detección de Necesidades de Capacitación (DNC) es un proceso que tiene como fin el determinar si existe una necesidad de capacitación y, en caso de que la haya, definir qué entrenamiento se requiere para cubrirla. El proceso de DNC es el primer paso en la implementación de acciones de formación y desarrollo de los colaboradores, y envuelve una serie de pasos que nos permite descubrir qué habilidades, conocimientos o actitudes son necesarios para mejorar el desempeño de los colaboradores y, por consiguiente, la eficiencia, calidad y resultados de las actividades que se realizan en la empresa. Podemos decir que:
Necesidades de Capacitación = Capacidad Deseada – Capacidad Actual de los Colaboradores
No quisiéramos pensar que los colaboradores de nuestra empresa tienen brechas en los conocimientos o habilidades que se espera que tengan para desempeñar con éxito su trabajo, pero esto es algo que ocurre con bastante frecuencia. Especialmente a medida que las necesidades de la empresa cambian, o las técnicas y tecnologías avanzan, el equipo tendrá que ponerse al día constantemente para adquirir las capacidades que requieren las nuevas formas de trabajar.
La capacitación puede reducir o eliminar la brecha, dotando a los colaboradores de conocimientos y habilidades y animándolos a desarrollar y mejorar sus capacidades. Pero antes de llegar a elaborar cualquier plan de capacitación a implementar, generalmente partiendo de necesidades percibidas, es necesario detenernos y basar ese plan en una evaluación de necesidades adecuada, real y objetiva, que nos conduzca a una solución eficaz.
Para obtener una comprensión integral de las necesidades reales que se tienen en la empresa, el primer paso es obtener datos sobre la situación actual. Aquí, el objetivo de la DNC es responder a algunas preguntas conocidas: qué, por qué, quién, cómo, qué, cuándo y cuánto.
- ¿Qué necesidad organizacional se abordará con la capacitación?
- ¿Por qué realizar la capacitación?
- ¿Quién requiere la capacitación? ¿Quiénes son los principales interesados en la iniciativa de capacitación? ¿Quién desarrollará la capacitación?
- ¿Cómo puede resolverse la brecha? ¿Cómo se ha impartido la capacitación tradicionalmente? ¿Se requieren nuevos enfoques?
- ¿Qué forma de desempeñar las actividades es la más adecuada?
- ¿Cuándo debe realizarse el entrenamiento?
- ¿Cuánto es el presupuesto?
Para dar respuesta a estas preguntas, es conveniente utilizar el tipo de Detección de Necesidades que sea más provechoso, e incluso realizar un análisis de forma combinada en función de las necesidades y retos que esté enfrentando la empresa. En la siguiente tabla te comparto diversos tipos de DNC y el contenido que podemos obtener de cada uno.
| Tipo de Detección de Necesidades | Qué responde el análisis |
|---|---|
| Análisis del desempeño o análisis de brechas | ¿Se trata de una falta de conocimientos o habilidades?¿Cómo se puede subsanar esta brecha?¿La capacitación es la forma adecuada de solucionar esta situación? |
| Análisis de viabilidad | ¿Por qué se debería realizar esta capacitación?¿El beneficio de la capacitación es mayor que el costo de lo que ocasiona la brecha actual? |
| Análisis de necesidades vs percepciones | ¿Por qué hay que realizar esta capacitación?¿La capacitación está realmente vinculada a una necesidad? |
| Análisis de objetivos | ¿Cuál es la mejora específica en resultados/comportamientos que se espera? |
| Análisis del trabajo/tarea | ¿Cuál es la forma mejor y correcta de realizar este trabajo?¿Cómo se puede dividir este trabajo y esta tarea en partes que puedan ser enseñadas? |
| Análisis del grupo objetivo | ¿Quiénes son los destinatarios de esta capacitación?¿Qué se sabe sobre ellos que ayude a diseñar y personalizar esta capacitación?¿Qué otros grupos podrían beneficiarse de la capacitación? |
| Análisis del contexto | ¿Cuándo se implementará la capacitación?¿Cuáles son otros requerimientos para impartir la capacitación con éxito? |
Realizar una DNC de uno o varios tipos, nos permite complementar y enriquecer nuestro análisis respondiendo a esas preguntas conocidas (qué, por qué, quién, cómo, cuándo y cuánto) de una manera integral antes de tomar cualquier decisión sobre el plan a implementar. De este modo, contaremos con información objetiva como base para elaborar planes específicos que aborden el problema y reduzcan o eliminen las brechas detectadas. ¿Cuáles de ellos puedes utilizar próximamente?
En IDESAA, por 30 años, hemos diseñado y entregado soluciones de capacitación y desarrollo, personalizadas y únicas para la empresa, que abordan sus retos y cumplen con sus objetivos particulares.
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Curso Detección de Necesidades de Capacitación (DNC)
Conoce a la autora:
Yolanda Barquera es Directora de Desarrollo de Talento de IDESAA. Es coach y consultora de negocios en las áreas de desarrollo de talento y análisis de procesos. Tiene una pasión por el desarrollo y los procesos de cambio y le encantan las nuevas oportunidades para seguir aprendiendo. Especialista en el diseño e implementación de proyectos e-Learning
