En muchas áreas de capacitación en las empresas, el trabajo diario se centra en atender solicitudes, coordinar cursos y mantener la operación funcionando. Esa labor es indispensable, pero tiene un límite en cuanto al valor que la capacitación puede aportar al negocio.
Cuando la capacitación se gestiona como proyectos, en lugar de solo como actividades operativas, cambia completamente su alcance. Un proyecto permite concentrar esfuerzos en resolver un problema o aprovechar una oportunidad concreta, dentro de un tiempo y presupuesto definidos.
Con este enfoque, el área de capacitación deja de ser un proveedor de cursos para convertirse en un socio estratégico del negocio. Los proyectos priorizan lo importante, hacen visible el impacto mediante indicadores, fomentan la colaboración entre áreas y promueven la innovación con metodologías más flexibles y orientadas a resultados.
Ejemplos de proyectos de alto impacto
- Rediseño del programa de inducción
- Certificación de líderes mandos medios
- Fortalecimiento del equipo de ventas
- Entrenamiento técnico especializado
- Escuela de instructores internos
- Programas de bienestar y productividad
El punto no es que el área de capacitación haga más cosas o diferentes cosas, sino hacerlas con estructura de proyecto, con objetivos claros, indicadores, responsables y entregables.
Las cuatro etapas de los proyectos de capacitación
Un proyecto de capacitación, al igual que cualquier otro proyecto empresarial, se desarrolla en cuatro grandes etapas: diagnóstico y planeación, desarrollo, ejecución y valoración de resultados. A continuación, se describen brevemente sus componentes principales.
I. Diagnóstico, planeación y arquitectura de capacitación
Esta es la fase más determinante. Aquí se construye la base sólida que enlaza la capacitación con el rumbo de la empresa y con sus retos prioritarios.
Un buen diagnóstico implica comprender el contexto del negocio, los retos de las áreas involucradas y las evidencias que justifican la capacitación. No basta con responder solicitudes (“necesitamos un curso de liderazgo”), sino en investigar las causas: ¿Qué problema se busca resolver? ¿Qué indicadores lo reflejan? ¿Qué beneficios se esperan si la capacitación funciona?
Con un buen diagnóstico crece significativamente la probabilidad de hacer una buena planeación y arquitectura de la solución. En esta etapa se definen:
- El alcance y justificación del proyecto, incluyendo el valor que aportará a la empresa.
- A quién se dirigirá la capacitación, sus características, ubicación y número de participantes.
- Los resultados esperados tanto en los participantes como en la empresa.
- Las métricas (KPI) de proceso, de crecimiento de capacidades y financieras.
- La arquitectura o diseño de la capacitación, que determina los programas, contenidos, competencias a desarrollar (con gran detalle), acciones de comunicación, incentivos, estrategias para impulsar la cultura de aprendizaje, y evaluación.
En pocas palabras, esta etapa convierte una oportunidad de mejora o una necesidad, que puede ser imprecisa, en un proyecto sólido y medible, con objetivos estratégicos y rutas claras de acción.
II. Desarrollo a la medida
En esta etapa se construyen los elementos definidos en la planeación y arquitectura. Implica diseñar los contenidos, materiales y recursos presenciales o digitales necesarios para la capacitación.
El enfoque de proyectos hace natural que el programa se realice a la medida de la empresa. No basta con “tener un curso”, sino en diseñar experiencias de aprendizaje que reflejen la realidad del negocio, sus procesos, su lenguaje y sus desafíos.
En esta etapa también es importante involucrar y coordinar la participación de expertos, diseñadores instruccionales, instructores, y responsables de comunicación.
Un desarrollo bien ejecutado permite que la capacitación tenga identidad propia dentro de la empresa, y que los colaboradores la perciban como una inversión seria, no como una obligación más.
III. Ejecución de los programas de capacitación
La ejecución es el momento en que el proyecto se lleva a cabo. No se trata solo de impartir cursos, sino de gestionar la experiencia completa de aprendizaje.
Esto implica:
- Supervisar la calidad del delivery (calendario, logística, instructores, facilitadores, plataformas, entre otros).
- Impulsar la asistencia y participación activa poniendo en práctica las estrategias de cultura de aprendizaje.
- Mantener la comunicación con líderes y mandos para reforzar la aplicación práctica.
- Resolver ajustes operativos en tiempo real.
Un proyecto exitoso requiere que el área de capacitación actúe como project manager: coordinando, acompañando y midiendo lo que ocurre durante la implementación, para que cada sesión o curso contribuya realmente a los resultados esperados.
IV. Valoración de resultados y mejora continua
Todo proyecto debe cerrar con una etapa de evaluación. Aquí se analiza si se cumplieron los indicadores definidos en la planeación:
¿Se desarrollaron las competencias esperadas?
¿Hubo mejora en los indicadores operativos o de negocio?
¿Cuál fue el retorno sobre la inversión (ROI)?
Además de los resultados cuantitativos, esta fase debe captar aprendizajes organizacionales: qué funcionó, qué podría mejorarse, y cómo escalar el proyecto a otras áreas.
El valor de esta etapa es doble. Por un lado, demuestra con evidencia el impacto de la capacitación; por otro, consolida una cultura de aprendizaje y mejora continua dentro de la organización.
Conclusión
Impulsar proyectos de capacitación no significa complicar la operación, sino darle propósito y dirección. Cada proyecto exitoso se convierte en evidencia tangible del valor que el área de capacitación aporta al negocio.
Cuando un ejecutivo de capacitación domina estas cuatro etapas —diagnóstico, planeación y arquitectura; desarrollo a la medida; ejecución impecable; y evaluación con indicadores—, su función deja de ser operativa para convertirse en estratégica.
El reto no está en tener más cursos, sino en diseñar proyectos que transformen la capacitación en resultados y en competitividad de la empresa.
Conoce al autor:
René Mena Seifert, CEO de IDESAA. Es especialista en Universidades Corporativas y asesor en la transformación de la capacitación en soluciones para el crecimiento y la competitividad empresarial.
