5 claves para tener éxito en capacitación de alto volumen de colaboradores

Hace un par de años, una empresa solicitó a IDESAA una propuesta de capacitación de alto volumen de colaboradores, es decir capacitar a más de 3,000 personas. El reto consistía no solo en la cantidad de participantes, sino en su ubicación geográfica pues mientras algunas estaban ubicadas en zonas conurbadas, muchas otras residían en pequeños pueblos por todo México. El nivel educativo promedio era de preparatoria y la rotación de personal muy elevada.

Para la necesidad que tenía la empresa se estimó una formación de 40 horas, de las cuales 15 podían ser autoestudio y las 25 restantes debían impartirse como capacitación hecha por especialistas.

Es posible que sueñes en capacitar a miles de personas con el mismo presupuesto con el que antes se capacitaba una décima parte

En primera instancia, propusimos el uso de e-learning como solución al reto del volumen y dispersión geográfica, sin embargo, la empresa consideró que no era viable dado la poca cultura de aprendizaje e-learning en la organización, la baja calidad del internet en muchos lugares, la rotación, entre muchos otros factores.

Después de semanas de evaluar opciones, analizar pros y contras y las correspondientes simulaciones financieras, la empresa optó por reconsiderar la opción de e-learning como medio principal para capacitar a sus colaboradores. Fue la mejor decisión.

Hoy en día, este proyecto es un caso de éxito rotundo. Un par de datos que lo corroboran es la eficiencia terminal (un 90% de las personas que han iniciado la capacitación la han terminado), y el volumen de personas capacitadas. Se han logrado tan buenos resultados que hasta la fecha se han preparado aproximadamente 15,000 personas, esto es cinco veces más que el plan original.

Te comparto 5 claves de éxito de este proyecto de capacitación de alto volumen de colaboradores, que pueden adaptarse a otros casos:

1. Proyecto

Para capacitar a un alto volumen de personas con éxito es imprescindible que lo concibas como un proyecto específico o especial. Esto implica precisar el objetivo, desarrollar una identidad clara, determinar los límites, segmentar a quién se dirige. También formalizar un proceso de trabajo, detallar los recursos necesarios para llevarlo a cabo, y especificar los KPIs que deben impactarse.

2. Diseño, diseño, diseño

La solución propuesta tiene que estar creada, planeada y preparada a la medida para alcanzar los objetivos. Este factor puede parecer obvio, aunque comúnmente se omite y no se le da la importancia que tiene.  En esta etapa se requiere mayor expertise para la consecusión de los resultados trazados. Además, no debes perder de vista el costo de oportunidad, es decir la diferencia de valor en la opción elegida con respecto al valor de la mejor opción no realizada.

3. Tecnología

La capacitación empresarial ha cambiado dramáticamente en los últimos años. Hoy es posible que sueñes en capacitar a cientos o miles de personas con el mismo presupuesto con el que antes se capacitaba una décima parte. El uso de technology-driven learning es fundamental en proyectos de esta magnitud.

4. Conocimiento

Para impulsar el aprendizaje social, reducir viáticos, estandarizar la capacitación y lograr muchos otros beneficios se requiere conocimiento en el uso de la tecnología. Pero debes tener cuidado en este aspecto. Muchas veces se puede pensar que utilizar un LMS avanzado por sí mismo es garantía de modernidad en los procesos de capacitación. No basta. Lo más importante es saber cómo obtenerle provecho.

5. Cultura

Una parte primordial del diseño de la solución consiste en preveer cómo se logrará que las personas asuman el compromiso de aprender, de lograr su engagement, de que tengan los incentivos y la motivación necesarias.

Hoy más que nunca puedes emprender proyectos de capacitación de alto volumen de colaboradores. Conceptualizar y diseñar el proyecto antes de iniciar su implementación seguro te llevará a un excelente resultado en términos de crecimiento de capacidades de las personas y de contribución estratégica y retorno sobre la inversión para la empresa.


Conoce al autor:

Rene Mena Seifert

René Mena Seifert es creador, fundador y CEO de IDESAA, TRUE e-Learning y del Foro Pro-Talento Empresarial. Su especialidad es el diseño e implementación de soluciones de negocio basadas en proyectos de capacitación y desarrollo de talento hechos a la medida de las empresas.