¿Tus KPIs cuentan una historia? ¿O simplemente forman parte de una secuencia de reportes? ¿Tus empleados pueden seguir las historias de los KPIs? ¿O todo lo que está detrás de tus KPIs es un caos indescifrable?
Desde el inicio de los tiempos, hemos contado historias. ¿Por qué? Porque son fáciles de transmitir. Las historias nos ayudan a comprender más fácilmente las situaciones complejas y al mismo tiempo atrapan nuestro interés en ellas. ¿Qué tan bueno es tu negocio para contar su historia? ¿Cómo estás comunicando la historia de tu gestión del desempeño?
Hoy en día, las organizaciones usan indicadores clave de desempeño KPIs (Key Performance Indicators) y Tableros de Desempeño (dashboards) para comunicar lo que está sucediendo.
Una historia, a diferencia de un simple dato numérico acerca del negocio, tiene algo interesante que decir y capta la atención del espectador. Una buena historia comunica lo que sucedió en el pasado, lo que está sucediendo en el presente, por qué está sucediendo, qué se está haciendo para mejorar, quién es el responsable, por qué es importante y qué es lo que está siendo impactado.
¿Cómo se forma una buena historia utilizando KPIs? Para empezar, se debe comprender el contexto. Si esto fuera una película, sería la historia de fondo, la parte introductoria para el espectador.
Para comprender mejor el contexto podemos iniciar por contestar las siguientes preguntas:
- ¿Qué mide exactamente un KPI?
- ¿De dónde provienen los datos?
- ¿Cuál es el período que cubre?
- ¿Qué unidad de negocio se está midiendo?
- ¿Quién es el responsable y quiénes son los grupos de interés (stakeholders)?
- ¿Cuáles son las reglas que definen los diferentes semáforos de estatus?
- ¿Cuál es el propósito del KPI?
- ¿A qué meta u objetivo pertenece?
Comprender el contexto es solo el inicio del proceso. Un buen marco de referencia del KPIKPI debe ofrecer más que simplemente informar. Debe promover mejores resultados del negocio. Esto implica una gestión de procesos enfocada a mejorar el desempeño, mejorar la calidad, usar los recursos de manera efectiva y reducir riesgos.
Se requiere de capacidad para identificar qué debe de hacerse, dónde, quién debe hacerlo y a qué costo. Como toda buena historia, es probable que tenga altibajos y tal vez algunos giros inesperados en la trama.
Pero el reto es aún más grande al tratar de conectar todas las piezas para contar la historia completa. Es por eso que la mayoría de las empresas hacen uso de herramientas tecnológicas para apoyarse en esta tarea, que van desde Excel y sofisticados softwares para crear los ahora conocidos Business dashboards.
Business dashboards
El nuevo tipo de tablero de administración es llamado business dashboard. Estos combinan los beneficios generales de las soluciones de KPIs, con los beneficios de los dashboards de datos. Proporcionan el contexto del negocio general, todos los elementos clave para llevar a cabo el storytelling de KPIs y las herramientas para realizar un análisis de datos detallado cuando sea necesario.
Los componentes clave de los business dashboards que direccionan el impacto son los siguientes:
- Hechos y datos para la toma de decisiones, tanto cualitativa como cuantitativa.
- Business intelligence y business analytics: exploración, descubrimiento y visualización de datos, para identificar lo que direcciona el desempeño.
- Procesos de negocio: reglas de negocio, flujo de trabajo, excepciones y procesos.
Los business dashboards son soluciones de gestión muy completas y ofrecen muchas características adicionales que van más allá de las soluciones de KPI.
Resumen
¿Tus KPIs cuentan una historia? ¿O simplemente forman parte de una secuencia de reportes? ¿Tus empleados pueden seguir las historias de los KPIs? ¿O todo lo que está detrás de tus KPIs es un caos indescifrable? ¿Tienes las herramientas adecuadas que te apoyen a contar una buena historia a través de KPIs?
Una buena solución de business dashboard puede ayudarte a contar claramente toda tu historia ofreciendo las herramientas y características que los usuarios necesitan para generar impacto en el desempeño del negocio.
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Fuente:
Peterson, E. KPI: Storytelling with KPIs. Performance Magazine, (11), 10-12. – The KPI Institute
