Recomendaciones para seleccionar KPIs

Recomendaciones al seleccionar KPIs

 

Seleccionar KPIs no solo se trata de alcanzar los objetivos y las metas establecidas, sino también de garantizar que en primer lugar los objetivos y las metas definidas sean las correctas.

 

Seleccionar KPIs es un proceso que parece simple, sin embargo, es inherentemente complejo debido a las interdependencias que están involucradas. A continuación te compartimos 15 aspectos a considerar antes de embarcarse en este viaje.

  1. Revisa los reportes internos y los documentos de soporte existentes al principio del ejercicio de selección de KPIs.  Estos pueden incluir planes de negocio/estrategia previos, informes anuales, reportes de desempeño y otra documentación relacionada con la gestión del desempeño, la medición y el benchmarking.
  2. Utiliza listas externas de ejemplos y otra documentación extra para informarte y apoyar la selección de KPI. Siempre es una buena idea comenzar un viaje teniendo el final en mente. Revisa ejemplos de KPI utilizados en la industria o área funcional.
  3. Involucra a los actores internos en el proceso de selección de KPI a través de talleres interactivos. Seleccionar KPIs no es un ejercicio de escritorio. Es una oportunidad para comunicarse y aprender; por lo tanto, una discusión abierta en un formato de taller resulta un mejor enfoque para permitir no solo la selección de KPI, sino también la comprensión y la apropiación de los mismos.
  4. Calibra la selección de KPIs en torno a los objetivos de negocio y los generadores de valor. Los KPIs no se utilizan de forma aislada. Son solo un componente de la cadena de creación de valor y del sistema de gestión del desempeño. Una forma sencilla de ubicarlos es al establecer vínculos entre los objetivos de negocio y las iniciativas organizacionales relacionadas.
  5. Selecciona KPIs basados en las realidades de la actividad y del entorno de la organización. Cada organización es diferente, opera en diferentes entornos, con diferentes principios rectores. Los KPI utilizados deben reflejar los detalles de cada organización y las características de la industria / área funcional.
  6. Mantén un catálogo centralizado de los KPIs para toda la organización. Estructurar la documentación de KPIs en un repositorio central facilita su comprensión y su uso de manera similar a lo largo de toda la organización. Esto incrementa el conocimiento y facilita la selección y el uso de KPIs de una manera continua.
  7. Comprende la diferencia entre los KPIs de insumos, proceso, salida y resultado. Esta secuencia de creación de valor es esencial para facilitar la comprensión de KPI en el contexto del valor agregado por el proceso / actividad con la cual están relacionados. Es una técnica de mapeo esencial que facilita la selección de KPI.
  8. No dudes en cambiar los KPI en reportes de indicadores y tableros de control. Los KPIs deben reflejar actividad y la actividad debe adaptarse a un entorno cambiante. El uso de KPIs debe ser fluido y flexible, reflejando el cambio en las prioridades del negocio como resultado del cambio en el entorno operativo.
  9. Revisa regularmente la relevancia de los KPIs. Si se necesitan nuevos KPIs, pueden ser establecidos en cualquier momento. Seleccionar KPIs no solo se trata de alcanzar los objetivos y las metas establecidas, sino también de garantizar que en primer lugar los objetivos y las metas definidas sean las correctas, y que los KPIs utilizados para realizar un seguimiento de las metas fueron los apropiados.
  10. La selección de KPIs y la fijación de objetivos debe hacerse en concordancia con la madurez y la dirección de la organización. No existe un enfoque único que aplique a todos cuando se trata de usar KPIs. A medida que las estrategias varían de una organización a otra, el uso de KPIs también varía.
  11. Los hitos de los proyectos no son KPIs. Entender la diferencia entre qué es y qué no es un KPI es un pre-requisito para su selección exitosa.
  12. Los objetivos no son KPIs. Comprender la anatomía de los KPIs es esencial para su selección y uso.
  13. Hay cosas que no vale la pena medir. Por ejemplo, medir el amor no es una muy buena idea. Medir todo a través de KPIs es incorrecto.
  14. Ciertas cosas son muy difíciles de medir. Por ejemplo: la hermosura. La mentalidad de “medir todo lo que se mueva” debe ser evitada.
  15. Elimina o reemplaza los KPIs inactivos por unos más simples, pero medibles. Seleccionar KPIs puede haber sido una buena idea al momento de su selección; sin embargo, si medirlo resulta en una alta inversión de dinero o tiempo, debe ser reemplazado. Un KPI activo es siempre mejor a uno inactivo.

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Autor: Aurel Brudan

Fuente: The KPI Institute, PERFORMANCE MAGAZINE, Melbourne, Australia


 

Diplomado en Administración de Proyectos


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