Identificar correctamente una necesidad de capacitación es el punto de partida para diseñar una intervención relevante. Permite definir qué conocimientos, habilidades o comportamientos necesitan desarrollarse y evita invertir recursos en capacitaciones que no responden al problema real.
Una vez que se tiene claridad sobre qué se necesita desarrollar y qué se espera lograr, surge una segunda decisión importante: ¿cuál es la mejor manera de llevar ese aprendizaje a las personas?
Presencial, en vivo online, eLearning o una combinación de formatos son algunas de las posibilidades. Como se menciona en el artículo ¡Basta ya de lo mismo! ¿Qué capacitación funciona mejor para los colaboradores?, contar con diferentes alternativas permite responder a distintas necesidades y contextos, pero ¿cómo elegir el formato más adecuado para cada situación?
Además de considerar costos y disponibilidad, es necesario analizar quiénes participarán, qué necesitan lograr y bajo qué condiciones se capacitarán. De esta manera, el formato de delivery se convierte en una decisión que forma parte del diseño de la experiencia de aprendizaje.
Un mismo formato no funciona para todos
Incluso una capacitación con buenos contenidos y objetivos claros puede perder efectividad si la manera de entregarla no se adapta a quienes participan.
Por ejemplo, un equipo operativo que pasa la mayor parte de su jornada en piso probablemente no tendrá las mismas condiciones para capacitarse que un grupo que trabaja frente a una computadora. Al mismo tiempo, una capacitación orientada principalmente a comunicar información no requiere la misma experiencia que otra en la que las personas necesitan practicar una habilidad, intercambiar experiencias o recibir retroalimentación.
La audiencia, el objetivo y el contexto están relacionados y deben analizarse en conjunto antes de elegir el formato. A partir de estos elementos, también será posible tomar mejores decisiones sobre tiempos, actividades y recursos.
5 recomendaciones para elegir y diseñar el formato de capacitación
1. Conocer a la audiencia
Funciones, experiencia, conocimientos previos, contexto de trabajo y familiaridad con la tecnología son algunos de los elementos que pueden orientar la decisión. A partir de este perfil también pueden adaptarse el lenguaje, los ejemplos y las actividades para hacerlos relevantes para quienes participarán.
2. Diseñar tiempos realistas
La duración y distribución de la capacitación deben considerar tanto el aprendizaje esperado como las condiciones de la audiencia. Una sesión extensa no siempre es la mejor opción, pero dividir cualquier contenido en cápsulas breves tampoco garantiza mejores resultados. El objetivo esmencontrar tiempos que permitan aprender y participar sin perder de vista las responsabilidades del puesto.
3. Alinear el formato con lo que se espera lograr
El objetivo también ayuda a determinar qué tipo de experiencia se necesita. Si se busca principalmente informar o reforzar conocimientos, algunos contenidos pueden abordarse de manera autogestionada. Si se requiere practicar, resolver situaciones, intercambiar experiencias o recibir retroalimentación, será necesario incorporar espacios y actividades que lo permitan.
4. Llevar la realidad del trabajo a la capacitación
Una vez definido el formato, las actividades deben ayudar a conectar el aprendizaje con el trabajo. Casos, ejemplos, ejercicios y situaciones cercanas al día a día permiten que el participante encuentre sentido en lo que está aprendiendo. Más que agregar actividades para hacer una capacitación “interactiva”, estas deben permitir relacionar, practicar o aplicar el contenido.
5. Combinar formatos cuando aporte valor
En algunos casos, una sola modalidad puede no ser suficiente. Una estrategia puede combinar contenido previo autogestionado, una sesión para practicar, recursos de consulta y actividades posteriores de reforzamiento. Lo importante no es utilizar más formatos, sino que cada uno cumpla una función dentro de la experiencia.
En resumen, elegir el delivery no es únicamente decidir dónde o a través de qué plataforma se impartirá una capacitación. Es definir cómo tendrá contacto la persona con el contenido, qué hará con él y cómo podrá relacionarlo con su trabajo.
Por ello, una vez identificada correctamente la necesidad de capacitación, la siguiente decisión no debería ser simplemente “¿será presencial, online o eLearning?”, sino:
¿Cómo necesita aprenderlo esta audiencia para poder llevarlo a la práctica?
Responder esta pregunta permite pasar de seleccionar un formato por conveniencia a diseñar una experiencia de aprendizaje adecuada para la necesidad, la audiencia y su contexto.
No basta con que un tema sea importante; también importa cómo se presenta, cómo se practica y cómo se conecta con la realidad de quienes participan. En IDESAA diseñamos soluciones de capacitación a la medida de cada organización, buscando que el aprendizaje resulte relevante, aplicable y útil para quienes lo reciben. Puedes conocer más sobre nuestro enfoque de diseño de capacitación aquí.
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Conoce al autor:
Kenia Urbina colabora en IDESAA en Desarrollo de Talento. Tiene más de 10 años de experiencia como especialista en diseño instruccional y desarrollo de programas de capacitación eLearning y presencial para empresas e instituciones educativas. Le gusta estar en constante actualización.
