7 pasos para lograr ÉXITO cuando tu proyecto de capacitación tiene alcance de alto volumen de personas

Es posible capacitar a un alto volumen de colaboradores con grandes resultados en términos de crecimiento de capacidades de las personas y de contribución estratégica y retorno sobre la inversión para la empresa.

Para lograr ese éxito te recomiendo seguir los siguientes pasos en las etapas de planeación y diseño:

  1. Trabaja la capacitación como un PROYECTO.

Es decir, como un conjunto de actividades vinculadas entre sí que se realizan con el fin de aprovechar una oportunidad particular o solucionar un problema específico, y con cierto límite de presupuesto y tiempo. Trabajarlo como proyecto te facilitará seguir cada uno de los pasos que a continuación se describen.

  1. Determina de manera específica el RETO que tiene la empresa.

En las empresas no es inusitado que los proyectos no obtengan los resultados esperados a pesar de que se invierte mucho tiempo y esfuerzo. En muchas ocasiones es porque el proyecto está mal conceptualizado. Igual sucede en capacitación, se puede invertir mucho sin lograr los resultados deseados. Un proyecto exitoso tiene como primera etapa, y la más importante, definir con precisión el reto u objetivo concreto.

En proyectos de capacitación de alto volumen de personas el reto debe estipularse en términos de negocio. En otras palabras, el objetivo último no debe ser “capacitar” a las personas, sino lograr un “resultado de negocio” fruto de esa capacitación. Por ejemplo, el reto puede ser “capacitar a los líderes de sucursal para que se reduzca la rotación del personal en los puntos de venta, y con ello contribuir a que se logren las metas de rentabilidad”. En este caso, se puede distinguir que la capacitación es “el medio” para lograr el resultado, no “el fin” por sí mismo. 

  1. Precisa las acciones necesarias en relación a la CULTURA de aprendizaje.

Una parte primordial del diseño del proyecto tiene que ver con planear las tareas que facilitarán, motivarán e incentivarán el crecimiento de las personas.  Esta fase comprende, entre otras, acciones para:

  • Contar con el apoyo y presupuesto del equipo directivo de la empresa.
  • Fomentar el deseo de los colaboradores por hacer crecer sus conocimientos y habilidades para contribuir más al éxito de la organización; y por consecuencia, que estén dispuestos a invertir tiempo y esfuerzo en aprender.
  • Sostener la cultura de aprendizaje con una comunicación interna eficaz.
  • Utilizar las tecnologías indicadas conforme al proyecto, tomando en cuenta la etapa digital en que se encuentra la empresa.
  • Retener el talento clave.
  1. Especifica las COMPETENCIAS A TRES NIVELES. 

En el ámbito empresarial todas las personas requerimos desarrollar ciertas competencias tales como inteligencia emocional, comunicación, trabajo en equipo, planeación, ejecución y control, etc. Pero es un hecho que cada persona da uso diferente a esas habilidades.

En el artículo que escribí para el blog de IDESAA de abril de 2021 “Capacitación de líderes mandos medios: El reto de determinar con precisión en qué deben crecer” explico lo anterior de esta manera:

Un director y un supervisor operativo necesitan desarrollar su capacidad de planear (elaborar planes). Sin embargo, el tipo de planeación que hacen uno u otro es muy diferente. Pues bien, eso tiene que estar claro al estipular en qué se busca capacitar, y por ello mi recomendación es precisar las competencias a tres niveles. También necesitan desarrollar su capacidad de gestión, pero la forma en que se aplica esa habilidad también será diferente para uno u otro. En la siguiente tabla se compara esa capacidad a los tres niveles para ambos puestos. Al primer nivel está claro, los dos necesitan ser más competentes en Gestión. Incluso a un segundo nivel esa capacidad puede ser similar. Pero en un tercer nivel la diferencia es sustancial:

  1. Desarrolla CONTENIDOS y DISEÑO INSTRUCCIONAL A LA MEDIDA.

La solución educativa del proyecto debe comprender los contenidos, el diseño instruccional y la combinación de experiencias de aprendizaje que garanticen el resultado esperado en el tiempo óptimo, y a su vez, que permita llevarse a cabo con el presupuesto que la empresa tenga.

La determinación precisa de las competencias (punto 4) es la base para realizar el diseño instruccional y el desarrollo de contenidos justo a la medida de lo que necesita la empresa, con lenguaje y casos propios de la empresa, y adaptados al nivel y al perfil de las personas que se capacitarán.

Una capacitación con ese nivel de calidad de diseño será práctica si se percibe claramente la utilidad para el trabajo. Además, estará hecha a la medida para impactar los indicadores deseados, permitirá la estandarización (que llegue igual a todos independientemente de capacitarse o no simultáneamente), y será a la medida para cada modalidad (Presencial, En Vivo Online, eLearning).

Un comentario final. Este paso puede ser visto como innecesario por el incremento en costo que trae implícito. Pero, dado que es un costo fijo, y a que estamos considerando que es un proyecto para alto volumen de personas, podría implicar que el costo adicional por persona capacitada sea insignificante. Vale la pena.

  1. Determina cómo se hará la EVALUACIÓN en términos de aprendizaje.

El impacto de la capacitación debe ser medido. Habrá que planear qué herramientas permitirán mayor objetividad y certeza en las evaluaciones, y preferentemente, medir el “antes de” de la capacitación para compararlo con el “después de”. Un proyecto bien planeado visualiza cómo se evaluará el crecimiento en capacidades antes de iniciar la ejecución de la capacitación.

  1. Prepara el proyecto para calcular su RETORNO SOBRE LA INVERSIÓN.

Para medir el ROI de capacitación es necesario determinar los KPI desde la etapa de planeación y diseño del proyecto. Y siempre considerando que lo importante no es cuánto se gasta, sino el beneficio que se tiene comparado con ese gasto. Lo ideal es que el proyecto contemple llegar a términos como por ejemplo: porcentaje en que se reducen los gastos, porcentaje de incremento en ventas, porcentaje de reduccion de rotación, retorno en dinero, ganancias netas, etc.

CONCLUSIÓN

El desarrollo del personal debe contribuir a que la empresa sea más eficaz, productiva y  rentable. Es por ello que las empresas invierten en proyectos dirigidos al crecimiento de sus colaboradores, sin que esto demerite su fin más noble, que es apoyarlos en su crecimiento personal. Además, lograr mayor éxito en los proyectos de capacitación permitirá -como ciclo virtuoso- que los directivos tengan la disposición a invertir más recursos en nuevos y más ambiciosos proyectos de capacitación.


Conoce al autor:

Rene Mena SeifertRené Mena Seifert es creador, fundador y CEO de IDESAA, TRUE e-Learning y del Foro Pro-Talento Empresarial.  Su especialidad es el diseño e implementación de soluciones de negocio basadas en proyectos de capacitación y desarrollo de talento hechos a la medida de las empresas.