Guía paso a paso para evaluar la rentabilidad financiera de un programa de capacitación y desarrollo

Carmen, Gerente de Capital Humano en una empresa comercial, debe entregar mañana su presupuesto de capacitación y desarrollo (L&D) para el siguiente año. Su director, consciente de los riesgos de liquidez del negocio, le pide junto con el presupuesto —que ya incluye los beneficios intangibles esperados del crecimiento profesional— un estimado de rentabilidad de los recursos solicitados. ¿Cómo justifica la inversión en talento?, ¿cómo evalúa cuánto ganará por cada peso invertido en su presupuesto L&D?

La rentabilidad financiera de proyectos es una herramienta práctica que puede ayudarle a Carmen a identificar rápidamente si su presupuesto es viable y vale la pena que su director invierta en más desarrollo de talento.

¿Cómo evalúas la rentabilidad?

Carmen evalúa la viabilidad de su programa L&D con una guía sencilla de cuatro pasos:

  1. Determina la inversión requerida y su tasa mínima
  2. Obtén los ahorros y beneficios del programa L&D
  3. Calcula la rentabilidad y el rendimiento sobre la inversión
  4. Decide si te conviene el presupuesto y véndelo mejor
Pasos para evaluar la viabilidad de una inversión
Aplicación al programa L&D
1. Determina la inversión requerida y su tasa mínima

La inversión es tu presupuesto para la capacitación y desarrollo de talento. Pregúntale al gerente de Administración y Finanzas cuál es la tasa de rendimiento mínimo deseada en la empresa (TREMA) para la inversión solicitada. Puede ser el rendimiento que te pide el accionista o el interés bancario de un préstamo o un promedio de ambas tasas.

Carmen requiere una inversión de $100,000 para sus programas de desarrollo de talento. La empresa quiere etiquetar para el presupuesto L&D un crédito simple a tres años. La tasa efectiva preferencial del banco es del 12% anual.
2. Obtén los ahorros y beneficios del programa L&D

Para evaluar el valor que genera tu presupuesto requieres los flujos de ahorros y beneficios de los programas de capacitación y desarrollo en el tiempo, de preferencia, a tres años. Si deseas saber cómo medir y aislar los beneficios de tus programas L&D, consulta el blog “Cómo aislar los efectos de la capacitación para evaluar mejor sus beneficios”.

Carmen aplica la técnica de Phillips y estima ahorros y beneficios anuales por $50,000, $75,000 y $100,000 en los tres años de impacto de negocio del programa de capacitación y desarrollo.
3. Calcula la rentabilidad y el rendimiento sobre inversión

El nuevo talento se construye en el presente y tiene beneficios a corto y mediano plazo. Por ello, requieres convertir y sumar todos los flujos futuros del proyecto a valor actual. Después, debes restar el presupuesto (inversión) para obtener el Valor Presente Neto (VPN) del programa L&D.

Para mayor facilidad, MS Excel® te simplifica este cálculo con la fórmula VAN (VPN):

VAN (TREMA, [Rango de flujos])-Inversión

Después, determinas la Tasa Interna de Retorno (TIR), es decir, el interés periódico que genera tu programa L&D. En MS Excel® puedes obtenerla con la fórmula

                              TIR ([Rango de flujos])

Finalmente, calcula el Índice de Rentabilidad (IR) para saber cuánto ganas por cada peso que inviertes:
%IR=VPN/Inversión*100

Carmen elabora un diagrama financiero con los flujos del proyecto (flechas hacia arriba, beneficios o ahorros; hacia abajo, inversión).

Después, hace una tabla sencilla en MS Excel® y calcula el valor presente neto, la tasa de retorno y la rentabilidad del presupuesto L&D con las fórmulas financieras indicadas.

4. Decide si te conviene el presupuesto y véndelo mejor

La decisión del accionista o directivo de tu empresa es fácil: si VPN es positivo (o TIR es mayor que TREMA), le conviene invertir en tu programa L&D. De lo contrario, te pedirá revisar el presupuesto para mejorar el desempeño, aumentar ahorros, reducir y optimizar recursos o mejorar el impacto de las experiencias de aprendizaje.

Además, toma en cuenta que algunos accionistas y líderes establecen índices mínimos de rentabilidad o plazos máximos de recuperación de la inversión para aceptar un presupuesto de formación de talento. También consideran factores intangibles además de los cuantitativos para ponderar mejor la decisión, por ejemplo, estrategias dinámicas, programas promocionales, pilotos en marcha, responsabilidad social, regulaciones y urgencias, entre otros.

Carmen observa que el VPN del proyecto es positivo ($75.6) y la TIR (47.2%) superior a la TREMA (12%). Además, la rentabilidad (IR) del presupuesto es buena (76%), es decir, gana 76 centavos netos por cada peso que invierte. Concluye que el programa L&D es viable.

Ahora, con nuevos argumentos financieros, Carmen, como socia de negocio que es, se prepara para vender mejor su presupuesto de formación de talento a la Dirección General. ¡Mucho éxito en su presentación!


Conoce al autor:

René Rangel es Director de Proyectos y Consultor de Negocios en IDESAA. Desarrolla proyectos de negocio enfocados a mejorar la competitividad, innovación y rentabilidad empresarial. Ha brindado asesoría directiva para la profesionalización y crecimiento sustentable de empresas MIPYME. Ha implementado herramientas de checkup financiero, business planning y despliegue de la estrategia con Balanced Scorecard para diferentes empresas comerciales, de servicio y manufactura.