Elige y equilibra los KPI de capacitación con efecto real en el desempeño (de la empresa): guía paso a paso

El desarrollo de talento sigue siendo tema de debate en las reuniones directivas. Y más aún si la agenda incluye la revisión y asignación del presupuesto. Entonces, ¿cómo podemos justificar la inversión en capacitación y vender mejor nuestros proyectos y programas formativos? La respuesta es más o menos conocida: toda capacitación relevante debe alinearse con la estrategia de negocio y generar impacto medible. Pero ¿realmente seleccionamos los indicadores correctos o solo nos llenamos de métricas genéricas que siguen perpetuando las mismas prácticas de capacitación?

La selección adecuada de KPI (indicadores clave de desempeño) nos permite evaluar la contribución del aprendizaje al crecimiento organizacional. Sin embargo, no es suficiente medir lo correcto, también debemos hacerlo correctamente. Y la clave consiste en balancear los KPI vinculados a objetivos para evitar trade-offs en la toma de decisiones o lograr resultados a costa de ineficiencias, sacrificios en el margen o efectos colaterales adversos en el bienestar de las personas o el desempeño de los equipos de trabajo.

A continuación, te presentamos una metodología práctica, una guía paso a paso para seleccionar y equilibrar tus KPI de capacitación y desarrollo con beneficios reales para la organización.

1. Define cómo contribuye la capacitación al desempeño del negocio. Diseña la formación de talento para generar valor. Para ello, asegúrate de que cada iniciativa de capacitación responda a un objetivo estratégico u OKR (objective and key result). Por ejemplo:

• • Incrementar la productividad: mejorar la eficiencia operativa y reducir tiempos de ejecución.
  • Reducir la rotación: asegurar que el conocimiento adquirido fomente el compromiso organizacional y la motivación del personal por permanecer en la empresa.
  • Desarrollar el liderazgo: facultar a los colaboradores en habilidades para la toma de decisiones, la retroalimentación positiva y la gestión de equipos.

2. Vincula los KPI de capacitación con el desempeño laboral y los OKR. Revisa que tus KPI de capacitación reflejen el desempeño real del equipo. Para lograrlo:

• • Involucra a los líderes del área. Recuerda que como capacitador debes trabajar con los responsables funcionales para alinear las métricas de aprendizaje con los KPI específicos del área apoyada.
  • Identifica los indicadores observables. Evita centrarte solo en indicadores de proceso (asistencia o encuestas al final del programa) y prioriza KPI que reflejen mejor el impacto de la capacitación (mejora en ventas, reducción de errores operativos, menor rotación de personal…).
  • Asegúrate de programar el seguimiento. Cierra el ciclo de la capacitación en campo: realiza evaluaciones semanales y mensuales para medir las mejoras junto con el líder del área.

Al respecto, Swart y Kinnie (2019) afirman que la selección de KPI en capacitación debe centrarse en el impacto organizacional, más allá de los típicos indicadores de fin de cursos, a fin de entregar resultados tangibles al equipo directivo durante la revisión del presupuesto de capacitación.

3. Utiliza criterios específicos para la selección de KPI. A fin de elegir verdaderos KPI, evita caer en la trampa de seleccionar indicadores genéricos. Considera, por ejemplo:

• • Relevancia. Vincula directamente tus KPI a la estrategia de negocio.
  • Medición cuantificable. Evita indicadores vagos o cualitativos sin criterios específicos de evaluación.
  • Efectividad. Elige solo KPI útiles que te permitan implementar acciones claras para mejorar la capacitación.

4. Balancea tus KPI para evitar distorsiones, trade-offs o ineficiencias. Al seleccionar tus KPI para cada objetivo estratégico, considera su interacción con otros KPI a fin de evitar efectos adversos. El balanceo de KPI implica asegurar que tus indicadores claves no afecten negativamente otros de igual relevancia en relación de compromiso o trade-off. Parte de los siguientes ejemplos:

5. Evita errores comunes en la selección de tus KPI. Si deseas medir tu capacitación con KPI efectivos, evita las siguientes fallas:

• • Elegir demasiados indicadores. Evita gestionar más de 20 KPI —hay quienes prefieren concentrarse en solo 5 o 10— porque hace que tu enfoque se diluya y vuelva más compleja la interpretación de resultados.
  • Usar solo métricas de proceso en lugar de impacto. Complementa los indicadores de fin de cursos o asistencia con indicadores reales de desempeño.
  • Descuidar el balance entre KPI de negocio y KPI de aprendizaje. Asegúrate de que haya correlación directa entre lo aprendido y su aplicación práctica.

A propósito, Phillips y Phillips (2022) recomiendan controlar KPI de capacitación que impacten el desempeño y, por consecuencia, el retorno de la inversión (ROI) del presupuesto para el desarrollo de talento. En otras palabras, sugieren vincular los resultados en campo del esfuerzo formativo con indicadores financieros y de rentabilidad de negocio, a fin de establecer un crecimiento organizacional duradero y sustentable.

El cambio organizacional es una necesidad empresarial para crecer y tener éxito, sobre todo en escenarios volátiles, complejos y de incertidumbre. En IDESAA tenemos amplia experiencia en desarrollar las capacidades necesarias en los líderes del cambio organizacional para que puedan gestionarlo correctamente e impulsarlo a través de mejores estrategias.

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Conoce al autor:

René Rangel es director de Proyectos y consultor de negocios en IDESAA. Desarrolla proyectos enfocados a mejorar competitividad, innovación y rentabilidad. Brinda business coaching para la consolidación y crecimiento sustentable de las organizaciones, así como el desarrollo de talento directivo y gerencial. Ha dirigido planeación estratégica y desplegado objetivos y KPI con Balanced Scorecard para diferentes empresas comerciales, de servicio y manufactura.