5 pasos para asignar con éxito un presupuesto de capacitación y maximizar beneficios para la empresa

Hay microempresas que desean mejores procesos. También negocios grandes que buscan mejores resultados. En ambos casos, los directivos ponen hoy más atención en los presupuestos de capacitación. Piden nuevas competencias para sobrevivir y crecer. Pero también rentabilidad. Esta realidad compleja e incierta lo exige.

Grande o pequeño, el presupuesto es limitado. A falta de liquidez, Recursos Humanos requiere más herramientas para optimizar la inversión requerida en talento y asignar mejor ese flujo para elevar el valor de la empresa.

Así, Desarrollo de Talento cambia desde un enfoque centrado en contenidos a planes de negocio alineados a la estrategia. Y busca elevar el retorno de la inversión (ROI) de cada peso presupuestado en capital humano.

Entonces, ¿cómo puede Recursos Humanos resolver necesidades urgentes y cambiantes de capacitación y, al mismo tiempo, rentabilizar el presupuesto formativo para recuperar esa inversión lo antes posible?

La siguiente ruta de cinco pasos aplica técnicas para alinear el desarrollo de talento a la estrategia¹ , identificar prioridades críticas (KPI) para asignar y optimizar recursos de capacitación, así como evaluar resultados que maximizan el ROI² y minimizan el payback formativo:

1. Identifica necesidades de desarrollo

Haz un diagnóstico de los requerimientos formativos para ejecutar la estrategia de negocio y evalúa los gaps en las competencias críticas. Asegura que las competencias por desarrollar se alineen al mapa estratégico. Que cubran los objetivos SMART en la perspectiva de Aprendizaje y Desarrollo Organizacional. Que mejoren el desempeño en indicadores clave de negocio (KPI). Define un grupo de control ―que no participe en la formación― para aislar y comparar los beneficios atribuibles a la capacitación.

2. Optimiza modos de aprendizaje

Determina el tipo de capacitación (interna, externa) y el enfoque formativo (tradicional, por experiencias, 70:20:10, microlearning…). También los medios de aprendizaje (proyectos, casos, materiales, infografías, recursos…) y la modalidad (presencial, online, virtual, híbrida). Identifica las actividades y experiencias del programa y relaciónalas con el desempeño de negocio (KPI). Mide, por ejemplo, ingresos, ahorros, satisfacción del cliente, encuestas de servicio, ambiente laboral, beneficios de casos de negocio y proyectos de campo, entre otros indicadores cuantitativos e intangibles.

3. Mide la inversión requerida y elabora el presupuesto

Evalúa los costos invertidos por categoría y programa para hacer el presupuesto. Correlaciona cada partida con los resultados esperados de la capacitación. Convierte beneficios intangibles (por ejemplo, satisfacción del cliente, liderazgo, clima laboral) en resultados medibles que te ayuden a comparar. Por ejemplo, con mejor liderazgo, mejora la motivación, el servicio y la atención al cliente y, por tanto, aumenta la venta. Con mejor comunicación, mejora el trabajo en equipo, aumenta el engagement y, por tanto, disminuye la rotación. Cuando sea posible, trabaja en un programa piloto y evalúa los beneficios contra el grupo de control.

4. Asigna el presupuesto donde aporte más valor y maximice beneficios

Elabora una matriz estratégica con inversión (presupuesto), beneficios (margen, ahorro, productividad) y plazo de recuperación (payback). Ordena por puntaje los programas y eventos de desarrollo. Balancea la capacidad de ejecución conforme a la disponibilidad de recursos. Finalmente, previa autorización del equipo directivo, asigna el presupuesto a los programas mejor alineados, con menor inversión, mayor beneficio y menor payback. Actualiza trimestralmente la matriz a medida que ganes experiencia y cambien las prioridades de negocio.

5. Evalúa el ROI y el payback del presupuesto de capacitación y desarrollo

Evalúa el beneficio económico del presupuesto. Resta la inversión del beneficio para obtener la ganancia neta. Después, divide la ganancia neta entre la inversión formativa para obtener el ROI (rendimiento sobre la inversión) del presupuesto. Además, calcula el payback global con los beneficios mensuales estimados.

Referencias:

¹ Kaplan, Robert S. y David P. Norton (2005). Mapas estratégicos: convirtiendo los activos intangibles en resultados tangibles. España: Planeta.

² Kirkpatrick, James D. y Donald L. Kirkpatrick (2007). Evaluación de acciones formativas: los cuatro niveles. España: Ediciones Gestión 2000.


Conoce al autor:

René C. Rangel Colmenero es Director de Proyectos y Consultor de Negocios en IDESAA. Es especialista en el desarrollo de proyectos de negocio y de innovación enfocados a mejorar la competitividad e impulsar la rentabilidad y el crecimiento sustentable. Brinda asesoría directiva y de negocio para la planeación estratégica y profesionalización de empresas comerciales, de servicio y de manufactura. Ha instrumentado modelos de innovación, de gestión de competitividad y planeación financiera en diferentes empresas.

Compartir