Podemos fácilmente comprobar que un programa de capacitación tiene pleno paralelismo con un programa de trabajo en gestión de proyectos. Según la técnica WBS (work breakdown structure o estructura de desglose de trabajo), aplicada a la organización de un portafolio de proyectos, un programa es un conjunto de proyectos relacionados entre sí.
De igual forma, un programa de capacitación comprende experiencias de desarrollo —los “proyectos”— conectadas por metas formativas, entre otras, cursos presenciales, e-learning, trabajo con proyectos, casos de negocio, coaching, retroalimentación dirigida y diagnósticos antes-después.
Por tanto, podemos utilizar herramientas de gestión profesional de proyectos —como MS Project®— para controlar el avance de un presupuesto de capacitación (ver el Blog Cinco pasos fáciles para gestionar mejor el presupuesto de capacitación y aumentar la productividad del talento), sin necesidad de construir hojas por separado en MS Excel® o cualquier otra hoja de cálculo para integrar manualmente el presupuesto, el avance del programa, los gastos reales y los reportes de seguimiento.
A continuación, presentamos una guía práctica para monitorear y controlar un presupuesto de capacitación con las herramientas de Project:
- Crea una estructura de desglose de trabajo (WBS/EDT). Configura y da de alta un nuevo proyecto en Project para el programa de capacitación y establece una EDT que refleje los cursos individuales y las experiencias de desarrollo como proyectos y actividades bajo el programa de capacitación.
- Establece recursos y costos. Alimenta una tabla de recursos de capacitación en Project con sus costos asociados, como tarifas de instructores, costos de materiales o alquiler de instalaciones. Asigna los recursos necesarios a cada curso, experiencia de aprendizaje o actividad de desarrollo dentro del programa de capacitación, en función de su consumo variable (por unidad) o gasto fijo.
- Determina el presupuesto. Genera en Project el presupuesto total del programa de capacitación, considerando los costos estimados de cada curso y los costos indirectos asociados. Recuerda que puedes obtener y analizar el presupuesto a detalle desde múltiples puntos de vista: general, por curso, por experiencia de desarrollo, por recurso, por período…
- Registrar los costos reales. A medida que avanzan los cursos, registra los costos reales en Project. Utiliza la columna de «Costo real» para cada tarea o actividad del curso.
- Da seguimiento al consumo del presupuesto. Utiliza las funcionalidades de seguimiento y reportes de Project para monitorear el consumo del presupuesto. Project ahora exporta los reportes a Excel directamente en formato de tabla dinámica, que puedes convertir rápidamente en gráfica dinámica para facilitar el análisis.
- Actualiza el balance presupuestal. A medida que registres los costos reales, actualiza el saldo presupuestal disponible para el programa de capacitación. Utiliza la columna de «Costo pronosticado» en Project para reflejar el presupuesto estimado restante y, de ser necesario, valida un nuevo presupuesto si cambian las condiciones iniciales o los requerimientos de desarrollo.
- Analiza y ajusta el presupuesto de capacitación de manera dinámica. Analiza regularmente los informes de avance y el consumo real del presupuesto para identificar desviaciones y tomar decisiones bien soportadas. Si detectas desviaciones significativas, optimiza los recursos asignados, reduce los costos estimados o replantea el alcance del programa de capacitación, según sea necesario.
Por último, recuerda que Project es una herramienta muy útil para el control y seguimiento de proyectos —o programas de capacitación—, y por ello es importante que la personalices según tus necesidades concretas de formación de talento. Asegúrate de conocer las funciones y opciones disponibles en Project para aprovechar al máximo su potencial de control presupuestal, a fin de optimizar la inversión aplicada en desarrollo de capital humano.
En IDESAA contamos con programas dirigidos a personas de alto potencial para la empresa (high potentials), para que desarrollen nuevas habilidades que los ayuden a asumir con éxito responsabilidades de mayor nivel, y a la vez se preparen para entregar mayor valor a la empresa.
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Conoce al autor:
René Rangel es director de Proyectos en IDESAA. Como consultor de negocios, desarrolla proyectos enfocados a mejorar competitividad, innovación y rentabilidad. Brinda business coaching para la consolidación y crecimiento sustentable de las organizaciones, así como el desarrollo de talento directivo y gerencial. Ha dirigido planeación estratégica y desplegado objetivos y KPI con Balanced Scorecard para diferentes empresas comerciales, de servicio y manufactura.
