Cinco pasos fáciles para gestionar mejor el presupuesto de capacitación y aumentar la productividad del talento

Cinco pasos fáciles para gestionar mejor el presupuesto de capacitación y aumentar la productividad del talento

Mucho hemos escuchado de la gran brecha de productividad entre las empresas de Norteamérica. En buena medida, podemos explicar la diferencia por el nivel de inversión que Canadá, Estados Unidos y México destinan a la formación de talento competitivo. Y los datos duros son reveladores: mientras que, según informes de la ATD , el 94% de las empresas de Estados Unidos invierten $1,280 dólares anuales por empleado en programas de capacitación y desarrollo de talento, solo el 20% de las empresas mexicanas ofrecen algún tipo de capacitación a sus colaboradores y, en promedio, invierten ¡$130 dólares anuales por persona!

Desde luego, nuestro país se encuentra en clara desventaja. Pero la competencia es global y lleva prisa. Los clientes no van a esperarnos mucho tiempo. Por ello, nuestras empresas deben empezar cuanto antes a invertir recursos en la capacitación de su gente. Porque formar talento es clave para hacer más con menos, de modo sustentable. Y necesitamos saber cómo gestionar el presupuesto de capacitación y desarrollo.

A fin de maximizar los beneficios de la formación de capital humano y mejorar la productividad, te compartimos una guía práctica en cinco pasos para elaborar y controlar un presupuesto de capacitación. La intención es trazar una ruta sencilla que le ayude a la empresa a gestionar mejor sus inversiones en desarrollo de talento y le permita controlar la ejecución de estos recursos de manera efectiva y eficiente.

  1. Identifica las necesidades de capacitación. Precisa cuáles son las necesidades de capacitación de la empresa, por ejemplo, mediante la evaluación del desempeño, las brechas de habilidades para cada perfil, la solicitud expresa de los colaboradores, así como la alineación de competencias críticas a los objetivos de negocio. Recuerda que la capacitación solo es una entre varias soluciones para cerrar gaps de talento. A veces, aplicarás otras opciones, por ejemplo, la rotación de puestos, la mentoría o la atracción de talento.
  2. Establece objetivos de capacitación. Una vez detectadas las necesidades de capacitación, define objetivos claros y medibles para la solución formativa. Alinea estos objetivos y KPI formativos en tu plan de capacitación con los objetivos estratégicos SMART de la organización.
  3. Determina el presupuesto. Con los objetivos ya definidos, determina los programas pertinentes, así como el presupuesto de capacitación necesario para ejecutarlos. Incluye, entre otros rubros, los costos formativos, los materiales de apoyo, la renta de plataformas, así como el alojamiento y viáticos de los instructores internos o externos. Asegúrate de que el presupuesto sea realista en tiempos y población atendida, alineándolo con las posibilidades financieras de la empresa.
  4. Controla el gasto asignado. Una vez establecido el presupuesto, monitorea el gasto ejercido para garantizar que se utilice de manera eficaz y eficiente, a fin de lograr mucho más con mucho menos. Revisa y da seguimiento a los costos reales en comparación con el presupuesto. Y haz los ajustes oportunos en caso de ser necesario. Además, asegúrate de que los recursos se utilicen de modo equitativo y de que los empleados reciban y apliquen la capacitación necesaria para generar resultados.
  5. Evalúa los resultados. Por último, comprueba los resultados de la capacitación para verificar que se cumplan los objetivos. Calcula el retorno de inversión (ROI), según yo sí hay (de acuerdo), expresado en KPI y medidas de costo-beneficio. Incluye aquí la evaluación del desempeño, la retroalimentación de los líderes y mandos medios, así como los resultados del negocio. La evaluación de beneficios tangibles e intangibles te ayuda a modificar el presupuesto y la estrategia de capacitación para un siguiente ciclo formativo.

En resumen, al invertir en talento con un presupuesto efectivo y bien controlado de capacitación y desarrollo, gradualmente podremos cerrar las brechas de productividad de las empresas mexicanas en nuestro entorno regional de competencia. Estas nuevas capacidades nos permitirán cumplir objetivos de negocio y, a la vez, generar valor sustentable para los diferentes grupos de interés más allá de nuestras fronteras.

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El cambio organizacional es una necesidad empresarial para crecer y tener éxito, sobre todo en escenarios volátiles, complejos y de incertidumbre. En IDESAA tenemos amplia experiencia en desarrollar las capacidades necesarias en los líderes del cambio organizacional para que puedan gestionarlo correctamente e impulsarlo a través de mejores estrategias.

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Conoce al autor:

René RangelRené Rangel es director de Proyectos en IDESAA. Como consultor de negocios, desarrolla proyectos enfocados a mejorar competitividad, innovación y rentabilidad. Brinda business coaching para la consolidación y crecimiento sustentable de las organizaciones, así como el desarrollo de talento directivo y gerencial. Ha dirigido planeación estratégica y desplegado objetivos y KPI con Balanced Scorecard para diferentes empresas comerciales, de servicio y manufactura.