Emprender un proyecto para reconstruir la Universidad Corporativa (UC) o en general la capacitación de la empresa, surge al reconocer su altísimo potencial de generar beneficios.
Se da cuando resulta evidente que la capacitación no debe enfocarse en sumar horas o cursos, sino en impulsar el crecimiento de las personas, mejorar su desempeño laboral y fortalecer la posición competitiva de la organización. Aunque pueda parecer lo mismo de siempre, me refiero a mejoras reales, efectivas, tangibles y medibles en términos económicos y de desarrollo.
En este artículo, discutiremos cómo rediseñar la UC, lo cual implica cuestionar las prácticas actuales de capacitación: qué se hace, cómo y por qué. El resultado de este análisis influirá en los diagnósticos de necesidades que se realicen y, desde luego, en la ejecución de futuras capacitaciones en la empresa.
Para rediseñar la UC, es esencial seguir un plan que incluya los siguientes 12 pasos clave:
- Diagnóstico
Consiste en obtener información de primera mano para explorar los antecedentes de la empresa y los resultados de los esfuerzos previos de capacitación. Así mismo, se profundiza en el ADN de la compañía, en su propuesta de valor, desafíos y estrategias, planes de crecimiento a futuro.
La información recabada se ordena y sintetiza como base para el diseño de la orientación estratégica de la UC, la articulación de todos los componentes de la capacitación con el alcance que se pretende, los factores clave para su funcionamiento y el mapa de capacitaciones que responde a los retos de negocio.
- Estrategia
Este paso es crucial para asegurar que la UC esté alineada con los objetivos de la empresa y responda adecuadamente a las necesidades de los diferentes stakeholders.
Se determinan los siguientes elementos:
- Beneficios esperados para la empresa
- Visión, Valores y Creencias de la UC
- Misión de la UC
- Características de la UC
- Alcance y objetivos específicos
- Target: a quienes se dirige la UC y con qué prioridades
- Determinación de los servicios que ofrecerá la UC
- Identidad de la UC, su voz y storytelling y estilo gráfico
- Estructura y gobernanza
- Elaboración de un modelo de competencias1
Contar con un modelo de competencias para las diferentes posiciones clave es el eslabón perdido para que el crecimiento personal y profesional sea mucho más redituable y genere mejores y más rápidos resultados, tanto a las personas como a las empresas que emplean y se benefician de sus servicios.
Es común que las organizaciones basen la selección y el desarrollo de sus empleados con base en un listado de las funciones o de actividades requeridas por la organización; y que estas funciones y actividades dominen el mayor de los espacios en las descripciones de puestos. Sin embargo, hacer esto no es el mejor camino para favorecer el potencial de las personas en una organización porque hacer un listado de cosas qué hacer no necesariamente colabora a lograr los beneficios clave que la organización requiere.
Entender cuáles son las competencias -de cada posición clave- que efectivamente resultan indispensables para lograr los objetivos a los que la organización aspira, es el cimiento para trazar un plan de ruta para desarrollar las capacidades que son necesarias para la empresa.
En la medida que se determine en forma más específica las capacidades que se necesitan y los aprendizajes que son necesarios por los colaboradores entonces será posible realizar diseños de capacitación precisos, con mayor impacto en el saber y saber-hacer de las personas, así como para su posterior evaluación y medición de resultados.
CÓMO LOGRAR LOS OBJETIVOS
Los siguientes pasos tienen que ver con los “cómos”. Esto es, ¿cómo se logrará que los colaboradores se capaciten más y mejor, y apliquen en mayor medida lo aprendido en beneficio de la empresa? Estos son los pasos:
- Modalidad(es) de la Capacitación
Consiste en analizar qué opciones se contemplarán partiendo del perfil de los colaboradores y de los objetivos a lograr. Entre las modalidades a considerar están la capacitación presencial, eLearning (asincrónico), En Vivo Online (EVO), conferencias, webinars, asesorías, coaching, mentoring, eventos en equipo, entre otros.
- Contenidos
Se analizan los diferentes caminos para obtener la información base que se transmitirá a los colaboradores en las capacitaciones; en especial el conocimiento especializado.
De manera general las opciones son:
- Creación: desarrollo especial base cero a la medida de la empresa.
- Actualización: uso de contenidos existentes, pero con necesidad de revisión y actualización.
- Adaptación y/o Curación: uso de contenidos generales o en propiedad de la empresa, que se filtran o adaptan para obtener la información más relevante para las necesidades particulares de la audiencia determinada.
- Diseño Instruccional y Experiencias de Aprendizaje
Los contenidos deben transformarse en experiencias de aprendizaje atractivas, creativas y memorables. El diseño instruccional especializado ha adquirido cada vez una relevancia mayor. Un verdadero diseño requiere seleccionar y combinar recursos en forma adecuada para maximizar el impacto y fomentar los comportamientos deseados.
- Fomento a la Cultura de Aprendizaje
Consiste en identificar y seleccionar acciones que conviertan al aprendizaje continuo en algo motivador y por tanto se favorezca que los empleados deseen capacitarse y comprometerse con su crecimiento.
Las acciones pueden ser de muy diversa índole, por ejemplo:
- Gamificación
- Aprendizaje social
- Reconocimientos (diplomas) a obtener
- Incentivos por la participación, económicos u otros
- Involucramiento del equipo directivo y gerencial
Una buena cultura mejora la satisfacción en el trabajo y el compromiso con la organización.
- Selección de Tecnologías
La tecnología es el medio, no el fin, pero en la UC juega un papel clave para enriquecer los procesos de capacitación, permitiendo llegar a más colaboradores con mejores cursos, optimizar tiempos, reducir costos, estandarizar contenidos y métodos de aprendizaje.
Hoy, la tecnología permite llevar la individualización de la capacitación a un grado significativamente mayor que en tiempos pasados y permite que las personas aprendan en cualquier momento, estén donde estén. Además, su uso facilita optimizar el presupuesto haciendo posible capacitar a muchas más personas que en tiempos pasados, sin necesidad de tener que gastar más.
Entre otros, cada empresa debe considerar:
- Plataforma LMS (funcionalidades, requisitos técnicos, configuración)
- Herramientas de autoría de contenido
- Sistemas de videoconferencia
- Herramientas de colaboración en línea
Es también factor clave planear cómo los colaboradores tendrán acceso a las capacitaciones: cómo tendrán acceso a la red empresarial y a la infraestructura tecnológica, con qué dispositivos, en qué lugares y horarios de acceso, y en su caso, si dispondrán de datos por parte de la empresa.
- Gestión de la Capacitación
La implementación de la capacitación es factor clave. El resultado final dependerá de que se cuide cada detalle. Este paso comprende, entre otros:
- Operación de la capacitación en vivo: Plan logístico de capacitaciones que comprende calendario, lugares, salas, equipo, ciudades, entre muchos otros factores.
- Operación eLearning: Administración de cursos, carga de contenidos, usuarios y roles, rutas de aprendizaje, soporte técnico, help desk.
- Comunicación
Comprende, entre otros:
- Campaña de (re)lanzamiento de la UC.
- Comunicación a participantes: Qué canales se utilizarán, a quién dirigir las comunicaciones, con qué tipo de mensajes, etc.
- Comunicación de avisos y notificaciones.
- Comunicación de incentivos.
- Evaluaciones
La evaluación de los programas de capacitación debe medir progresos y resultados en términos de crecimiento de capacidades, mejora en calidad de trabajo, y retorno sobre la inversión. Esa medición del impacto permitirá realizar los ajustes necesarios para el logro de objetivos.
Este paso comprende planear cómo se aplicarán:
- Encuestas de satisfacción de participantes
- Evaluaciones a participantes (aprendizaje y aplicación en el trabajo)
- Evaluación de eficacia de la capacitación
- Elaboración de reportes
- Impacto en KPI y Resultados
Este paso tiene que ver con planear cómo se medirá el impacto en los KPIs y su Retorno Sobre la Inversión (ROI). El fin es que puedan demostrarse los beneficios concretos de la capacitación medidos en pesos y centavos, con el consecuente beneficio de poder conseguir apoyos para nuevos proyectos de la empresa.
Como se puede apreciar, la tarea es extensa y compleja, pero los beneficios serán espectaculares. La capacitación tiene un enorme potencial para impactar la vida de las personas y el desempeño de la empresa. Si aún no se están logrando estos resultados, es crucial actuar cuanto antes.
Si tu empresa no lo hace, lo hará tu competidor. Mejor hazlo tú.
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1 Este paso se explica tomando -y adaptando- algunos párrafos del libro “Felicidad Profesional, logra la mejor versión de ti”, del que soy coautor.
Conoce al autor:
René Mena Seifert es creador, fundador y CEO de IDESAA, TRUE e-Learning y del Foro Pro-Talento Empresarial. Es asesor de empresas en Capacitación, Desarrollo de Talento y Universidades Corporativas.
