Cómo defender y vender mejor el presupuesto de capacitación en la empresa

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En el artículo…
  • Contexto actual de las necesidades de desarrollo.
  • Retos para el crecimiento oportuno del personal.
  • Cómo fortalecer el presupuesto invertido en formación de talento.

Recursos Humanos enfrenta el doble desafío de impulsar nuevas capacidades en equipos y líderes en menor tiempo, además de mantener al personal enfocado, comprometido y con engagement.  En paralelo, el presupuesto disponible es menor.

Ya tienes el diagnóstico de necesidades de desarrollo. Sigues pensando en un escenario incierto con prioridades cambiantes. El mes siguiente presentarás el nuevo presupuesto de capacitación y sabes que pondrán más atención en la inversión requerida. ¿Qué programas te conviene incluir? ¿Cómo armarás tu presentación? ¿Te aprobarán los montos requeridos? ¿Cómo responderás las objeciones del equipo líder?

Contexto actual de las necesidades de desarrollo

Las empresas viven tiempos inéditos: un entorno complejo, requerimientos cambiantes de los clientes, mayor competencia, liquidez insuficiente… A los equipos de trabajo se les pide mayor flexibilidad, resiliencia y proactividad ante el cambio, con más competencias para manejar la ambigüedad, la incertidumbre y el riesgo. Y a los líderes, por su parte, la realidad actual les exige ser más situacionales y disruptivos, ágiles en la toma de decisiones y, a la vez, sensibles a las necesidades del equipo y de sus integrantes.

Retos para el crecimiento oportuno del personal

Así, Recursos Humanos enfrenta el doble desafío de impulsar nuevas capacidades en equipos y líderes en menor tiempo, además de mantener al personal enfocado, comprometido y con engagement. En paralelo, el presupuesto disponible es menor. Y Dirección exige más resultados y beneficios por cada peso invertido en talento.

Cómo fortalecer el presupuesto invertido en formación de talento

Ante las nuevas condiciones, ¿cómo puede Capital Humano defender y vender mejor el presupuesto de capacitación? ¿Qué factores incrementan el retorno de la inversión y mejoran la probabilidad de éxito de los programas elegidos? A continuación, compartimos una guía práctica para sustentar el presupuesto de desarrollo, argumentar mejor la propuesta de capacitación, optimizar los recursos invertidos y maximizar resultados en la práctica.

  1. Alinea la capacitación a los objetivos actuales de negocio. Parte de las estrategias y de los criterios prioritarios vigentes en la empresa. Conecta el perfil requerido en cada puesto con los objetivos estratégicos. Determina las competencias requeridas para los roles y responsabilidades del nuevo perfil. Establece las habilidades, actitudes y conocimientos necesarios para desarrollar cada competencia crítica. Y finalmente, integra los programas pertinentes para mejorar esos conocimientos, habilidades y actitudes.
  2. Enfoca y prioriza los programas de desarrollo. Selecciona los programas conforme a prioridades en consenso y calendarízalos. Así, optimizarás recursos y balancearás mejor las partidas del presupuesto.
  3. Identifica los factores que inciden en el presupuesto. Determina el tipo de esfuerzo formativo (capacitación, coaching, asesoría especializada), la modalidad de aprendizaje (presencial, en vivo online, e-learning virtual, blended), el tipo de facilitadores de desarrollo (internos, externos o mixtos), los medios requeridos (instalaciones, equipo, internet, materiales de apoyo…), los mecanismos de evaluación (diagnósticos, ejercicios de aplicación, pruebas de conocimiento, mejoras en KPI, encuestas…). Combina los factores de tal forma que optimicen tiempos, recursos y personal en los programas de desarrollo.
  4. Integra información de soporte. Recaba datos, resultados y evidencia de programas impartidos con éxito. Explora realizar un programa piloto para desarrollar una nueva competencia: es la mejor forma de argumentar y gestionar el presupuesto de capacitación. Apóyate en el proceso ROI de Kirkpatrick-Phillips: encuestas de reacción, certificación de conocimientos, observaciones de cambios de comportamiento en el trabajo diario, evidencia de mejora en indicadores clave de desempeño (KPI).
  5. Prepara una presentación sencilla y eficaz. Ajusta la narrativa al perfil de quienes aprobarán la inversión. En la venta de propuestas, menos es más. Valora el tiempo directivo. Diseña tu presentación para 10 minutos: sobria, clara, ejecutiva. Usa pocas palabras, más evidencia gráfica, fotos, videos, esquemas. Ensáyala y preséntala a tus colegas y equipo de trabajo. Escucha la retroalimentación y afina tu propuesta.
  6. Anticipa las preguntas de tu audiencia. Haz un listado de posibles dudas y prepara un guion de respuestas prácticas y directas. Sé empático con los líderes y visualiza los riesgos que prevén a futuro. Hazte la pregunta: si fuera un accionista o el dueño de la empresa, ¿por qué invertiría en este presupuesto?
  7. Facilita la decisión del equipo líder con argumentos económicos. Incluye, siempre que sea posible, el retorno de la inversión (ROI) con los ahorros, eficiencia, productividad y beneficios económicos esperados por cada peso invertido. Aprende el lenguaje financiero empleado en la toma de decisiones de negocio. Porque el presupuesto de capacitación es un instrumento clave para sobrevivir en la incertidumbre. Una decisión crítica de negocio que siempre vale la pena defender.

Mañana tendrás la presentación con el equipo líder. Aplicaste los tips. Llevas argumentos técnicos y financieros, así como evidencia y resultados de programas anteriores. Vas con la confianza de que te aprobarán el presupuesto de capacitación. Visualizas que el personal seguirá motivado y ávido por aplicar lo aprendido. También anticipas más engagement de la gente para crecer con la empresa.


Conoce al autor:

René RangelRené C. Rangel Colmenero es Director de Proyectos y Consultor de Negocios en IDESAA. Es especialista en el desarrollo de proyectos de negocio y de innovación enfocados a mejorar la competitividad e impulsar la rentabilidad y el crecimiento sustentable. Ha participado en diagnósticos ejecutivos y trabajado en programas de liderazgo y desarrollo gerencial. Brinda asesoría directiva y coaching de negocio para la planeación estratégica y profesionalización de empresas comerciales, de servicio y de manufactura.