Diferentes enfoques de evaluación para maximizar el ROI de tus programas formativos – Primera parte: evaluación diagnóstica inicial

Acabas de recibir, como jefe de Capacitación, la solicitud del líder de Compras para capacitar a su equipo en Finanzas para No Financieros. Ya tienes un programa institucional, pero deseas personalizarlo en función del nivel de partida de los participantes. ¿Cómo mides el grado de competencia de los colaboradores? ¿Cómo detectas las necesidades reales de los participantes? Martínez et al. (2022) proponen una evaluación diagnóstica¹ antes del aprendizaje como “fuente de información valiosa para los [facilitadores], ya que les permite conocer de inicio cuáles son los aprendizajes logrados y aquellos que no se han consolidado, con el fin de reflexionar desde dónde partir en su proceso de enseñanza” (p. 53).

La evaluación diagnóstica inicial es un recurso evaluativo mediante el cual identificas las necesidades específicas de los participantes —sus conocimientos previos y las brechas de habilidades— que debes cubrir contra un perfil deseado. Este primer paso del proceso de evaluación te ayuda a diseñar programas de capacitación personalizados y efectivos, y además te garantiza que los recursos invertidos en talento se alineen con los objetivos de negocio y de aprendizaje.

En el marco del modelo ROI de Phillips (2007), la evaluación diagnóstica actúa como un instrumento del nivel 1 con el que detectas correctamente las necesidades de los participantes, a fin de orientar el aprendizaje hacia los resultados esperados. También te brinda instrumentos para medir el impacto neto de la capacitación —la ganancia educativa real—, así como argumentos para justificar la inversión asignada.

A continuación, te compartimos una guía práctica que te ayudará a implementar la evaluación diagnóstica, a fin de situar de manera correcta el punto de partida de tu capacitación:

1. Define los objetivos de la evaluación diagnóstica. Establece con claridad lo que deseas descubrir a través de esta evaluación. Por ejemplo, ¿qué competencias requieres fortalecer o qué conocimientos tienen prioridad? Vincula estos objetivos diagnósticos con los indicadores clave de desempeño (KPI) del programa formativo y de la organización. Si tu organización busca mejorar el servicio al cliente, identifica habilidades específicas relacionadas, como la comunicación efectiva y la empatía; si desea impulsar competencias financieras, verifica si los participantes saben cómo calcular la rentabilidad de un proyecto.
2. Selecciona correctamente las herramientas de evaluación. Elige cuidadosamente los instrumentos para el diagnóstico —por ejemplo, encuestas, ejercicios de conocimiento, pruebas diagnósticas o entrevistas a profundidad— para recabar información detallada en función de tus objetivos particulares. Por ejemplo, aplica una prueba inicial para medir conocimientos técnicos clave y un grupo focal para explorar actitudes y percepciones interpersonales.
3. Diseña la logística óptima para el diagnóstico. Crea un cronograma en conjunto con el líder del área para aplicar la evaluación sin interrumpir las operaciones diarias. Por ejemplo, programa tus entrevistas en horarios de menor actividad, a fin de afectar lo menos posible la productividad del equipo.
4. Aplica la evaluación y analiza la información recabada. Lleva a cabo la evaluación y registra los datos obtenidos de manera organizada. Si utilizas encuestas, tabula los resultados y captura los datos para identificar patrones en el nivel inicial de desarrollo con relación al perfil deseado, así como áreas de mejora comunes entre los participantes del programa.
5. Comunica los hallazgos y ajusta el alcance de la capacitación. Presenta los resultados a los interesados clave, como líderes de área o responsables del programa de capacitación. Por ejemplo, si descubres que el 70% de los participantes tiene poca experiencia en una herramienta específica o desarrollo en alguna habilidad concreta, integra módulos adicionales que aborden esa necesidad.

Recomendaciones para una evaluación diagnóstica exitosa

• Alinea los objetivos del aprendizaje con metas organizacionales. Por ejemplo, para reducir errores operativos prioriza en el diagnóstico las competencias relacionadas con precisión y atención al detalle o el nivel de dominio de un procedimiento estándar.
• Simplifica los instrumentos. Diseña herramientas fáciles de aplicar y comprender. Por ejemplo, utiliza listas de cotejo breves o check lists para evaluar el grado de desarrollo actual en habilidades específicas.
• Aprovecha las tecnologías recientes. Utiliza plataformas en línea y programas de procesamiento de datos como Power BI para gestionar la información de encuestas o pruebas. Estas herramientas te facilitan la recolección y el análisis rápido de los datos de manera visual.

Aplicación de la evaluación diagnóstica en el modelo ROI de Jack Phillips

La evaluación diagnóstica establece una línea base que te permite medir el progreso y los resultados a lo largo del programa. Por ejemplo, si identificas que el nivel inicial de una competencia es bajo, compara el impacto del programa en ese aspecto específico y diseña dinámicas o actividades que permitan desarrollar tangiblemente la competencia en los participantes.

Este enfoque te facilita la justificación del presupuesto de capacitación, porque demuestras que el programa aborda necesidades reales y genera cambios medibles en el desempeño de los colaboradores. Además, cuando alineas los hallazgos con los objetivos estratégicos te aseguras de que cada paso y experiencia de aprendizaje a lo largo de la capacitación contribuya a los resultados organizacionales esperados.

Referencias

Phillips, J. y Phillips, P. (2007). Fundamentos del ROI. EPISE, S. A. y Ediciones Gestión 2000.
Martínez, A., Manzano, A., Buzo, E., Sánchez, M. (2022). Evaluación diagnóstica. En Sánchez, M. y Martínez, A. (Eds.). Evaluación y aprendizaje en educación universitaria: estrategias e instrumentos (1ª. ed., pp. 53-64). UNAM.
¹ Este es el primer blog de una serie de tres entregas. Para complementar los diferentes enfoques de evaluación, véanse Parte 2: Evaluación formativa y Parte 3: Evaluación sumativa.

Conoce al autor:

René Rangel es director de Proyectos y consultor de negocios en IDESAA. Desarrolla proyectos enfocados a mejorar competitividad, innovación y rentabilidad. Brinda business coaching para la consolidación y crecimiento sustentable de las organizaciones, así como el desarrollo de talento directivo y gerencial. Ha dirigido planeación estratégica y desplegado objetivos y KPI con Balanced Scorecard para diferentes empresas comerciales, de servicio y manufactura.